Arhiivitöö alused

See leht on Amphora arhiivitöö juhendi Arhiiv Amphoras tekstiversioon. Iga vastuse lõpus on allikas.

Ülesanded Amphoras

Ülesanded on järjestatud dokumendi teekonna järgi: reeglitest kuni üleandmiseni. Rolli valik jätab alles ainult selle rolli ülesanded.

Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?

Sarja seadetes määratakse, kui kaua sarja dokumente hoitakse ja mis neist lõpuks saab. Seda tehakse üks kord sarja kohta ja kõik sarja toimikud saavad seaded kaasa.

Millal: Uue sarja loomisel või uue hindamisotsuse järel. Aega kulub: 5 min sarja kohta. Vajalik: Administraatori õigus kataloogidele.

  1. Sarja avamiseks valige Admin → Kataloogid ja klõpsake sarja nimel. Avaneb sarja vaade.
  2. Muutmiseks vajutage Muuda ja avage paneel Säilitamise ajakava. Näete säilitustähtaja ja arhiiviväärtuse välju.
  3. Väljal Säilitustähtaja tüüp on valikud periood aastates, alatine või sündmus. Sündmuse puhul küsib Amphora sündmuse nimetust ja kuupäevi.
  4. Tähtaeg aastates kirjutatakse väljadele Dokumentide säilitustähtaeg ja Registriandmete säilitustähtaeg.
  5. Väljale Arhiiviväärtus valitakse väärtus ja väljale Viide eelhindamisotsusele otsuse number, kuupäev ja väljastaja. Viide näitab hiljem, mille alusel tähtaeg määrati.
  6. Lõpuks vajutage Salvesta. Seaded kehtivad kõigil selle sarja avatud toimikutel.

Hea teada: Kui ülemkataloogil (funktsioonil) on ajakava olemas, saab selle sarjale tuua nupuga Kopeeri seaded kausta juurest. Sama nupp on ka toimiku vaates.

  • Toimikul on vale tähtaeg, kuigi sari on õige Toimik loodi tõenäoliselt enne sarja seadete muutmist. Toimiku vaates aitab nupp Kopeeri seaded kausta juurest.

Miks see oluline on: Säilitustähtaeg määratakse sarjale, sest ühte liiki dokumente hoitakse ühe reegli järgi. Arhiiviväärtuse annab Rahvusarhiivi hindamisotsus, tähtaja seadus või asutuse otsus.

Taust ja seadus: Millised hindamisotsused kehtivad valla- ja linnavalitsustele?; Mis on säilitustähtaeg ja kuidas seda arvestatakse?; Millised säilitustähtajad tulevad seadustest?; Millest säilitustähtaja arvestus algab?

Allikas: nethelp Arhiiv; arhiivieeskiri § 6–7

Kuidas luua eelmise aasta toimikud ühe korraga?

Amphora loob kõigile valitud sarjadele toimiku ja võib kohe ka dokumendid sisse panna. Toimikuid ükshaaval looma ei pea.

Millal: Aasta alguses, eelmise asjaajamisperioodi kohta. Aega kulub: 10 min. Vajalik: Arhiivi mooduli õigus.

  1. Toimikute loomiseks avage moodul Arhiiv ja vajutage Genereeri toimikud. Avaneb perioodi valik.
  2. Valikus on asjaajamisperiood, tavaliselt aasta. Ilmub kataloogide loetelu märkeruutudega. Sarjad, millel toimik juba on, on hallid.
  3. Tühjade toimikute vältimiseks märkige Ära tühjadele kaustadele toimikuid genereeri. Toimik tekib ainult sarjale, kus dokumente on.
  4. Kui dokumendid peavad kohe toimikusse minema, märkige ka Täida uued toimikud automaatselt dokumentidega. Ilma selleta lisatakse dokumendid hiljem käsitsi.
  5. Kui sarjad on märgitud, vajutage Genereeri toimikud valitud perioodiks. Toimikud ilmuvad toimikute nimekirja, pealkirjaga nagu „Lepingud (2026) Vallavalitsus”.

Hea teada: Amphora täidab ise pealkirja, toimiku liigi, meediumi, piirdaatumid, sarja tähise, keele ja säilitamise ajakava. Üle tasub vaadata ainult see, mis asutuses teisiti on.

  • Mõnda sarja ei saa märkida Sellel sarjal on selle perioodi toimik juba olemas. Funktsioone märkida ei saa, sest toimikud luuakse sarjadele.
  • Toimik jäi tühjaks Põhjuse leidmisel aitab teema Miks dokument ei ilmu toimiku valikusse?

Miks see oluline on: Toimik on arhiivi põhiüksus. Mida varem toimikud aasta alguses luuakse, seda lihtsam on eelmise aasta dokumendid õigesse kohta panna.

Taust ja seadus: Mis on liigitusskeem ja millal see kooskõlastatakse?; Mis on säilitustähtaeg ja kuidas seda arvestatakse?

Allikas: nethelp Arhiiv

Kuidas lisada dokumente toimikusse?

Toimikusse pannakse need dokumendid, mis sinna kuuluvad. Seda saab teha toimiku poolt mitme kaupa või dokumendi kaardilt ühe kaupa.

Millal: Kui toimik loodi ilma dokumentideta või midagi jäi puudu. Aega kulub: 5 min. Vajalik: Arhiivi mooduli õigus.

  1. Toimiku avamiseks valige Arhiiv ja klõpsake toimikul. Vajalik on paneel Dokumendid toimikus. Paneelis on toimikus juba olevad dokumendid.
  2. Valiku avamiseks vajutage Lisa dokument. Valikus on ainult selle sarja dokumendid, mille kuupäev jääb toimiku piirdaatumite vahele.
  3. Asjade või arvete lisamiseks valige sobiv Moodul. Asjaga tulevad kaasa ka kõik asja dokumendid.
  4. Dokumendid märgitakse märkeruuduga. Kõigi lehtede märkimiseks on Vali kõik objektid.
  5. Lõpuks vajutage Salvesta. Dokumendid on paneelis Dokumendid toimikus.

Hea teada: Ühe dokumendi saab lisada ka dokumendi kaardilt: paneel Toimikud → Lisa → toimiku valik → Valmis. Paneel on ainult vormidel, kus administraator on selle sisse lülitanud.

Miks see oluline on: Hea toimik sisaldab kõiki selle sarja ja aasta dokumente ega midagi muud. Lisad jäävad põhidokumendi juurde, kui valikus on märgitud Lisad koos lepinguga.

Taust ja seadus: Mis on liigitusskeem ja millal see kooskõlastatakse?

Allikas: nethelp Arhiiv

Miks dokument ei ilmu toimiku valikusse?

Mõne küsimuse järel selgub põhjus ja lahendus.

Millal: Kui Lisa dokument dokumenti ei näita. Aega kulub: 2 min. Vajalik: –.

Miks see oluline on: Amphora pakub toimikusse ainult dokumente, mis loogiliselt selle juurde kuuluvad: sama sari, sama periood, sama arhiiviväärtus. Nii ei satu toimikusse kogemata võõraid dokumente.

Taust ja seadus: Mis on säilitustähtaeg ja kuidas seda arvestatakse?; Millised hindamisotsused kehtivad valla- ja linnavalitsustele?

Allikas: nethelp Arhiiv

Kuidas teisendada dokumendi failid arhiivivormingusse?

Amphora teisendab dokumendi põhifaili ja lisafailid tavaliseks PDF-iks.

Millal: Enne toimiku arhiveerimist, kui fail ei ole arhiivivormingus. Aega kulub: 1 min dokumendi kohta. Vajalik: Õigus Dokumendi konverteerimine arhiivivormingusse (kirjal Sõnumi konverteerimine arhiivivormingusse).

  1. Teisendamiseks avage dokument. Kui järgmise sammu nuppu ei ole, puudub õigus. Palun pöörduge administraatori poole.
  2. Seejärel vajutage Failid arhiivivormingusse. Amphora teisendab põhifaili ja lisafailid.

Hea teada: Kui ilmub teade Failide konverteerimine ebaõnnestus! koos faili nimega, ei saa seda faili teisendada (näiteks .zip). Lahendus on asendada fail sobivas vormingus failiga.

  • Kas Amphora teisendab failid arhiveerimisel ise? Ei. Arhiveerimine ei teisenda faile ega nõua arhiivivormingut. Toimiku kaardil on märkeruut Arhiveerimisel konverteeri failid arhiivipüsivasse vormingusse, kuid see ei ole valitav. Teisendus tehakse vajaduse korral enne.

Miks see oluline on: Amphora teeb teadlikult tavalise PDF-i, mitte PDF/A-d, sest PDF/A-2 kaotab osa vormindusest, mida kasutajad vajavad. Rahvusarhiivile üleandmisel loeb arhiivieeskirja loetelu: sealt on PDF-ist PDF/A-2a ja PDF/A-2u. DOCX, ODT, CSV ja ASICE on samuti arhiivivorming ja neid ei ole vaja teisendada.

Taust ja seadus: Millised failivormingud on arhiivivormingud?; Kas PDF on arhiivivorming ja kas DOCX-faili tasub PDF-iks teisendada?; Mida teha BDOC- ja DDOC-failidega?

Allikas: nethelp Arhiiv; arhiivieeskiri lisa 1; RA arhiivivormingute juhis (2020)

Kuidas toimik arhiveerida?

Lõpetatud toimik lukustatakse: seda saab lugeda ja otsida, aga mitte enam muuta.

Millal: Kui toimiku periood on läbi ja sisu on kontrollitud. Aega kulub: 2 min ja kontroll. Vajalik: Arhiivi mooduli õigus.

Arhiveerimisel kustutab Amphora toimiku dokumentide vanad versioonid. Alles jäävad kaks viimast versiooni ja redaktsioonid. Kustutatud versioone ei too tagasi ka toimiku taastamine. Kirjade versioone see ei puuduta.

Kontroll enne arhiveerimist: - Toimiku periood on läbi (kuupäev Suletud on möödas). - Kõik selle aasta dokumendid on toimikus (raport Toimikuta dokumendid). - Failid on arhiivivormingus. - Toimikul on õige säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus. - Dokumentide vanu versioone pole enam vaja.

  1. Toimiku avamiseks valige Arhiiv ja klõpsake toimikul. Avaneb toimiku vaade.
  2. Paneelis Dokumendid toimikus on näha, kas kõik vajalik on sees. Allpool on kontrollnimekiri.
  3. Arhiveerimiseks vajutage Arhiveeri. Kui nupp on hall, on toimiku periood veel pooleli.
  4. Kinnitamiseks vajutage OK. Amphora teatab: Antud toimik on arhiveeritud.

Hea teada: Arhiveeritud dokumente moodulite nimekirjades ei ole, kuid otsing leiab need, kui märgitud on Otsi ka arhiivist.

  • Nupp Arhiveeri on hall Toimiku asjaajamisperiood on veel aktiivne. Kontrollida tasub toimiku kuupäeva Suletud.
  • Arhiveerimine ei õnnestu Amphora kontrollib, et toimik ei ole tühi, et säilitamise ajakava on täidetud ja kohustuslikud väljad on täidetud.
  • Arhiveeriti vale toimik Toimiku vaates on nupp Taasta arhiivist. Kustunud vanu versioone see tagasi ei too.

Miks see oluline on: Arhiveerimine Amphoras tähendab toimiku lukustamist teie asutuses. See ei ole veel üleandmine Rahvusarhiivile ega hävitamine.

Taust ja seadus: Millised failivormingud on arhiivivormingud?; Millal tuleb arhivaalid üle anda?; Millal tohib dokumente hävitada?

Allikas: nethelp Arhiiv

Kuidas võtta toimik arhiivist tagasi?

Toimik ja selle dokumendid muutuvad jälle muudetavaks.

Millal: Kui toimik arhiveeriti liiga vara või valesti. Aega kulub: 1 min. Vajalik: Arhiivi mooduli õigus.

  1. Taastamiseks avage arhiveeritud toimik. Toimik on lugemisvaates.
  2. Seejärel vajutage Taasta arhiivist. Toimik ja selle objektid ei ole enam arhiveeritud.

Hea teada: Nupp on ainult arhiveeritud toimikul, mis ei ole hävitatud ega lisatud hävitamisakti.

Miks see oluline on: Taastamine toob tagasi muutmise võimaluse, mitte arhiveerimisel kustutatud vanu versioone.

Taust ja seadus: Millal tohib dokumente hävitada?

Allikas: nethelp Arhiiv

Kuidas leida arhiveeritud dokumenti?

Arhiveeritud dokumente moodulite nimekirjades ei ole, kuid otsing leiab need.

Millal: Vana dokumendi otsimisel. Aega kulub: 1 min. Vajalik: Lugemisõigus dokumendile.

  1. Otsingusõna kirjutatakse Amphora ülaosa otsingusse.
  2. Arhiivi kaasamiseks märkige Otsi ka arhiivist. Tulemustes on ka arhiveeritud dokumendid.

Hea teada: Sama märkeruut on vaates Dokumendid → Otsi, kus saab kasutada täpsemat otsingut.

Miks see oluline on: Hävitatud dokumente otsing ei leia.

Taust ja seadus: Mis vahe on säilitustähtajal ja juurdepääsupiirangul?

Allikas: nethelp Arhiiv

Kuidas hävitada toimikud, mille säilitustähtaeg on läbi?

Amphoras koostatakse hävitamisakt, see allkirjastatakse ja toimikud hävitatakse akti alusel.

Millal: Kord aastas või hindamisotsuse järgi. Aega kulub: 20 min ja allkirjastamise aeg. Vajalik: Arhiivi mooduli õigus ja akti allkirjastaja.

Amphora kontrollib enne hävitamist ainult seda, et akt on allkirjastatud. Menetluse lõppu see ei kontrolli. Palun viige menetlus lõpuni enne nupu Hävita vajutamist.

  1. Hävitamiseks avage Arhiiv → Hävitamine → Hävitamise ootel arhiivitoimikud. Nimekirjas on arhiveeritud toimikud, mille säilitustähtaeg on läbi ja mis ei ole arhiiviväärtuslikud. Toimik, millel tähtaja kuupäev puudub, siia ei jõua.
  2. Toimikud märgitakse märkeruuduga ja seejärel vajutage Hävitamisakti koostamine. Avaneb akti vorm. Toimikuid saab lisada ka nupuga Vali arhiivitoimikud.
  3. Akti jaoks on vajalikud Hävitamisakti asukoht, Hindamisotsuse andmed ning hävitamise eest vastutava isiku nimi ja ametinimetus. Ilma asukohata akti ei salvestata. Ilma ülejäänud väljadeta akti dokumenti ei koostata.
  4. Akti koostamiseks vajutage Salvesta. Amphora koostab hävitamisakti dokumendi. Nupp Ava dokument näitab seda.
  5. Allkirjastamiseks vajutage Menetlus ja looge allkirjastamise menetlus. Kui menetlus on alanud, akti andmeid enam muuta ei saa.
  6. Kui akt on allkirjastatud ja menetlus lõpetatud, vajutage Hävita. Amphora küsib kinnitust: Kas oled kindel, et tahad hävitamist ellu viia?
  7. Kinnitamise järel näitab Amphora hävitamise aruannet. Akt liigub sakki Hävitamise ajalugu.

Hea teada: Kogemata hävitamise korral saab sakis Hävitamise ajalugu aruande avada ja vajutada Tühista hävitamine. Amphora taastab kõik selle akti toimikud.

  • Akt koostatakse alles pärast kõigi andmete sisestamist Amphora näitab puuduvate väljade nimesid. Kui need on täidetud, saab uuesti salvestada.
  • Hävitusakti toimingud on pooleli ning seetõttu ei saa akti andmeid muuta. Akt on juba menetluses. Muutmiseks tuleb menetlus lõpetada või tühistada.
  • Nupp Hävita on hall Akt ei ole veel allkirjastatud.

Miks see oluline on: Hävitada tohib ainult pärast säilitustähtaja lõppu ja ainult hindamisotsuse alusel. Arhivaale ei hävitata. Akt on tõend, et hävitamine tehti õigesti, seega hoitakse akti ennast pikalt.

Taust ja seadus: Millal tohib dokumente hävitada?; Mis peab hävitamisaktis olema?; Mis on tavaliselt hävitatav ja millise tähtajaga?; Mis juhtub ebaseadusliku hävitamise korral?

Allikas: nethelp Arhiiv; arhiivieeskiri § 13–14

Kuidas koostada ja eksportida arhiiviskeem?

Amphoras koostatakse liigitusskeemist arhiiviskeem ja eksporditakse see XML-failina.

Millal: Enne üleandmist, kui Rahvusarhiiv seda soovib. Aega kulub: 15 min. Vajalik: Arhiivi mooduli õigus.

  1. Arhiiviskeemi koostamiseks avage Arhiiv → Arhiiviskeem ja vajutage Genereeri arhiiviskeem. Avaneb liigitusskeem märkeruutudega.
  2. Funktsioonid ja sarjad märgitakse märkeruuduga ja seejärel vajutage Lisa valitud kaustad arhiiviskeemi. Kaustad lisanduvad arhiiviskeemi. Kui midagi pole märgitud, ei juhtu midagi.
  3. Faili saamiseks vajutage Ekspordi arhiiviskeem. Amphora annab alla laadida faili arhiiviskeem.xml.

Miks see oluline on: Arhiiviskeem koostatakse koos Rahvusarhiiviga ASTRA-s. Amphora eksport aitab, kui Rahvusarhiiv soovib skeemi failina. Palun leppige vorm Rahvusarhiiviga kokku.

Taust ja seadus: Millised on üleandmise sammud?; Kuidas arhiiv on üles ehitatud ja kirjeldatud?

Allikas: arhiivieeskiri § 21

Kuidas anda toimikud Amphorast üle Rahvusarhiivile?

Arhiiviväärtuslikud toimikud saadetakse Amphorast ASTRA kaudu Rahvusarhiivi.

Millal: Rahvusarhiiviga kokkulepitud ajal, hiljemalt 10 aastat pärast loomist. Aega kulub: 15 min ja Rahvusarhiivi töötlus. Vajalik: Arhiivi mooduli õigus ja seadistatud ASTRA liides.

ASTRA vaade töötab ainult siis, kui ASTRA liides on keskkonnas seadistatud. Muidu kuvab Amphora teate või Configuration is missing!. Seadistamiseks palun pöörduge Amphora klienditoe poole.

  1. ASTRA vaate avamiseks valige Arhiiv → ASTRA. Vaates on arhiveeritud arhiiviväärtuslikud toimikud, mille periood on läbi.
  2. Toimikud märgitakse märkeruuduga ja seejärel vajutage Ekspordi toimikud. Toimiku ette ilmub .zip ikoon, millelt saab faili alla laadida ja üle vaadata.
  3. Saatmiseks märgitakse toimikud uuesti ja seejärel vajutage Edasta ASTRA'sse saatmiseks. Iga toimiku kohta tuleb teade, näiteks „10-1 … toimikud: OK”.
  4. Tulemus on näha veergudes Upload status, Üleslaadimise algus ja Üleslaadimise lõpp. Pärast edastamist on staatus esialgu ootel: faili laadib Rahvusarhiivi üles ajastatud teenus.

Miks see oluline on: Üleandmine on arhivaalide viimane samm asutuses. Rahvusarhiiv kontrollib saadetu ja vormistab üleandmis-vastuvõtmisakti. Kuni Rahvusarhiiv akti kinnitab, peavad dokumendid Amphorasse alles jääma.

Taust ja seadus: Millal tuleb arhivaalid üle anda?; Millised on üleandmise sammud?; Millal võib üleantud dokumendid oma süsteemist kustutada?; Millised on üleandmise levinud vead?

Allikas: nethelp Arhiiv; RA digitaaldokumentide arhiveerimine

Kuidas muuta arhiveeritud dokumendi juurdepääsu?

Arhiveeritud dokumendi või kirja saab teha avalikuks või mitteavalikuks ja juurdepääsupiirangu lisada või eemaldada.

Millal: Kui juurdepääsupiirangu tähtaeg lõpeb või muutub. Aega kulub: 2 min. Vajalik: Arhiivi mooduli õigus.

  1. Muutmiseks avage arhiveeritud dokument või kiri ja vajutage Juurdepääsu muutmine. Avaneb aken.
  2. Aknas märgitakse eraldi, mis on avalik: metaandmed, põhifail, tekstiredaktori sisu ja lisafailid. Vajaduse korral märgitakse asutusesiseseks kasutamiseks. Akna ülaosas on objekti avaliku vaate otselink.
  3. Lõpuks vajutage Salvesta. Muudatus jõuab dokumendi ajalukku.

Miks see oluline on: Juurdepääsupiirangul on tähtaeg, üldjuhul kuni 5 aastat. Piirang tuleb kehtetuks tunnistada, kui põhjus on kadunud. Piirang kehtib ka pärast arhiveerimist ja üleandmist.

Taust ja seadus: Mis vahe on säilitustähtajal ja juurdepääsupiirangul?

Allikas: nethelp Arhiiv; AvTS § 40, § 42

Kuidas näha, mis on arhiivis veel tegemata?

Kolm raportit näitavad dokumente, mis on toimikuta, arhiveerimata või säilitustähtaja ületanud.

Millal: Enne arhiveerimist ja enne hävitamist. Aega kulub: 5 min. Vajalik: Raport peab olema kasutajale lisatud.

  1. Raportid on menüüs Arhiiv → Raportid.
  2. Toimikuta dokumendid näitab dokumente, mis ei ole ühegi toimiku sees.
  3. Arhiveerimata dokumendid näitab varasemate perioodide arhiveerimata dokumente.
  4. Säilitustähtaja ületanud toimikud näitab hävitamise või üleandmise kandidaate.

Hea teada: Kui raporteid ei ole, saab administraator need lisada: Admin → Raportid, raporti avamine ja kasutaja lisamine.

Miks see oluline on: Hea arhiivitöö algab ülevaatest: enne iga suurt sammu tasub vaadata, mis on puudu.

Taust ja seadus: Mis on säilitustähtaeg ja kuidas seda arvestatakse?; Millal tohib dokumente hävitada?

Allikas: nethelp Arhiiv

Arhiivi põhimõisted

Mis on arhivaal, kes otsustab arhiiviväärtuse ja kuidas säilitustähtaeg erineb juurdepääsupiirangust.

Mis on dokument ja mis on arhivaal?

Dokument on teave, mis on loodud või saadud asutuse töös ja sobib fakti või tegevuse tõendamiseks. Teabekandja ei ole oluline: paber, fail, e-kiri või andmebaasi kirje.

Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamisel andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja seda säilitatakse püsivalt. Avalik arhiiv on Rahvusarhiiv ja kohaliku omavalitsuse arhiiv.

Andmekogudes olevat teavet, mis tõendab fakte või tegevusi, käsitletakse samuti dokumentidena.

Allikas: Arhiiviseadus § 1–2; Arhiivieeskiri § 3

Kes otsustab, mis on arhiiviväärtuslik?

Arhiiviväärtuse otsustab Rahvusarhiiv hindamisel. Hindamisel arvestatakse, mida on vaja avaliku võimu jaoks ning isiku õiguste ja tehingute tõendamiseks ja millist kultuuri- ja ajalooväärtust teabel on.

Tulemus on hindamisotsus. Liigitusskeemis saab iga sari märke AV (arhiiviväärtuslik) või H (hävitatav) koos viitega otsusele.

Enne arhivaalide väljaselgitamist ei tohi asutus oma dokumente hävitada.

Amphoras: Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?

Allikas: Arhiiviseadus § 7; Arhiivieeskiri § 9–12; Rahvusarhiivi juhised, sakk „Hindamine”

Kas meie asutus on arhiivimoodustaja?

Arhiivimoodustaja on asutus, kelle töös võib tekkida arhivaale. Rahvusarhiiv on arhiivimoodustajad välja selgitanud hindamisotsusega nr 548 (30.12.2011).

Kõik valla- ja linnavalitsused on arhiivimoodustajad. Hallatavatest asutustest on arhiivimoodustajad ainult otsuse lisas nimetatud 158 asutust, peamiselt koolid. KOV-i asutatud sihtasutused üldjuhul arhiivimoodustajad ei ole.

Kui asutus ei ole arhiivimoodustaja, ei ole tema dokumentidel arhiiviväärtust. Need võib hävitada pärast säilitustähtaja lõppu ja hävitamisaktis viidatakse hindamisotsusele nr 548.

Kontrollida saab ASTRA avalehel nupuga „Kontrolli asutust”.

Allikas: Hindamisotsus nr 548; Rahvusarhiiv: Arhiiv kogub

Mis on liigitusskeem ja millal see kooskõlastatakse?

Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade loetelu. Varem nimetati seda dokumentide loeteluks. Skeemis on vähemalt funktsiooni nimetus ja tähis, sarjade nimetused ja tähised, viide hindamisotsusele ning põhifunktsiooni kirjeldus koos viitega õigusaktile.

Sari seob kokku ühte liiki dokumendid. Sarja tunnused on muu hulgas säilitustähtaeg ja juurdepääsutingimus.

Arhiivimoodustaja esitab skeemi kavandi või muudatuse Rahvusarhiivile kooskõlastamiseks enne kehtestamist, ASTRA kaudu. Rahvusarhiivi juhise järgi esitatakse skeem vähemalt iga 5 aasta tagant. Uue skeemi kehtestamisel tunnistatakse eelmine kehtetuks.

Amphoras: Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?; Kuidas luua eelmise aasta toimikud ühe korraga?

Allikas: Arhiivieeskiri § 6–8; Rahvusarhiivi juhised, sakk „Liigitamine”

Mis on säilitustähtaeg ja kuidas seda arvestatakse?

Säilitustähtaeg on lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada. See määratakse sarjale, tavaliselt täisaastates või alatisena. Aluseks on seadus, muu õigusakt või asutuse enda põhjendatud otsus. Seadusest tulenevat tähtaega saab muuta ainult seadusega.

Arvestus algab sündmusest, näiteks toimiku sulgemisest või lepingu lõppemisest. Rahvusarhiivi näide: 2010. aastal avatud toimikut, millel on 5-aastane tähtaeg, hoitakse aastatel 2011–2015 ja 2016. aastal võib selle hävitada.

Tähtaeg on miinimum. Kauem hoidmise põhjus dokumenteeritakse.

Amphoras: Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?; Kuidas näha, mis on arhiivis veel tegemata?

Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.

Allikas: Rahvusarhiivi juhised, sakk „Hävitamine”; Rahvusarhiivi sõnastik

Mis vahe on säilitustähtajal ja juurdepääsupiirangul?

Säilitustähtaeg ütleb, kui kaua dokumenti hoitakse. Juurdepääsupiirang ütleb, kes ja kui kaua dokumenti näha võib.

Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe piirang kehtib üldjuhul kuni 5 aastat ja asutuse juht võib seda pikendada kuni 5 aasta võrra. Isikuandmetega teabe piirang kehtib 75 aastat, isiku surmast 30 aastat või, kui surma ei saa tuvastada, 110 aastat isiku sünnist.

Seetõttu ei ole liigitusskeemis olev „75 aastat” või „110 aastat” säilitustähtaeg, vaid juurdepääsupiirangu kestus.

Piirang kehtib ka pärast üleandmist Rahvusarhiivile ja kantakse üleandmis-vastuvõtmisakti.

Amphoras: Kuidas muuta arhiveeritud dokumendi juurdepääsu?; Kuidas leida arhiveeritud dokumenti?

Allikas: Avaliku teabe seadus § 35, § 40–42; Arhiiviseadus § 10; Arhiivieeskiri § 18

Millised õigusaktid arhiivitööd reguleerivad?

  • Arhiiviseadus: hindamine, üleandmine, juurdepääs ja vastutus.
  • Arhiivieeskiri (VV määrus nr 181): liigitusskeem, hindamisotsus, hävitamine, üleandmine ja arhiivivormingud.
  • Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused (VV määrus nr 88): teabehaldus ja dokumendihaldus. Asendas 2017. aastal asjaajamiskorra ühtsed alused.
  • Avaliku teabe seadus: dokumendiregister ja juurdepääsupiirangud.
  • Isikuandmete kaitse üldmäärus ja isikuandmete kaitse seadus: avalikes huvides arhiveerimine on lubatud eesmärk (üldmääruse artikkel 89, IKS § 7).
  • E-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus: digiallkiri. Asendas 2016. aastal digitaalallkirja seaduse.

Allikas: Arhiiviseadus; Arhiivieeskiri; Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused; Avaliku teabe seadus; Isikuandmete kaitse seadus; E-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus

Säilitustähtajad ja arhiiviväärtus

Millised hindamisotsused kehtivad valla- ja linnavalitsustele, mis on peaaegu alati arhiiviväärtuslik ja millised tähtajad tulevad seadustest.

Millised hindamisotsused kehtivad valla- ja linnavalitsustele?

  • HO 14 (09.02.2012): KOV-i põhifunktsioonid. Otsus loetleb arhiiviväärtuslikud sarjad, kõik muu põhifunktsioonide teave on hävitatav.
  • HO 633 (05.11.2007, muudetud 2011 ja 2012): finantstegevus ja teenistuse korraldamine. Iga sari on märgitud AV või H.
  • HO 104 rahvastikutoimingud, HO 88 omandireform, HO 175 valimised.
  • HO 2 personali isikutoimikud, HO 251 personalidokumendid.

Rahvusarhiiv on HO 14 hiljem täpsustanud: volikogu ja valitsuse istungite salvestised on arhiiviväärtuslikud (2022 ja 2024) ning planeeringute andmekogus olevad planeeringud kogub Rahvusarhiiv andmekogust (2025).

HO 14 ei kata KOV-i uusi ülesandeid. Uue ülesande dokumentide hävitamiseks on vaja Rahvusarhiivi hinnangut. Asutusepõhised hindamisotsused on nähtavad ainult ASTRA-s.

Amphoras: Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?

Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.

Allikas: Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Mis on valla- ja linnavalitsuses peaaegu alati arhiiviväärtuslik?

  • Volikogu ja valitsuse istungite protokollid ja õigusaktid lisadega, nende komisjonide protokollid ning istungite salvestised.
  • Volikogu aktiga kinnitatud dokumendid: arengukavad, üldplaneeringud, eelarve, majandusaasta aruanne, eeskirjad ja korrad.
  • Planeeringuid kehtestavad õigusaktid ja planeeringud.
  • Üldkäskkirjad, struktuur ja koosseis, palgajuhend, töösisekorraeeskiri, siseauditi lõpparuanded.
  • Kroonika, notariaaltoimingud ja juhi vahetumise üleandmis-vastuvõtmisaktid.
  • Kalmistute plaanid ja matmiste register, sõprus- ja koostöölepingud.
  • Valimiste kandidaatide dokumendid, valijate nimekirjad ja tulemuste protokollid.
  • Omandireformi tagastamise ja kompenseerimise toimikud.
  • Personali isikutoimikud, mis on suletud hiljemalt 31.12.1990.

Amphoras: Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?; Kuidas anda toimikud Amphorast üle Rahvusarhiivile?

Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.

Allikas: Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Mis on tavaliselt hävitatav ja millise tähtajaga?

  • Raamatupidamise algdokumendid, registrid, palgalehed ja inventuurid: 7 aastat.
  • Personalidokumendid üldiselt, näiteks puhkuse- ja lähetuskäskkirjad 7 aastat ja töölepingud 10 aastat pärast lepingu lõppemist.
  • Rahvastikutoimingute dokumendid, mida KOV hoiab.
  • Üldkirjavahetus, teabenõuded ja märgukirjad: tavaliselt 5 aastat.
  • Lepingud: tavaliselt 10 aastat pärast lepingu lõppemist.
  • Sotsiaalhoolekande, hariduse, kultuuri, spordi, elamumajanduse ja väärtegude dokumendid. HO 14 järgi neis valdkondades arhiiviväärtuslikku teavet ei teki, välja arvatud otsuses nimetatud erandid.
  • Hallatavate asutuste dokumendid, kui asutus ei ole arhiivimoodustaja.

Amphoras: Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?; Kuidas hävitada toimikud, mille säilitustähtaeg on läbi?

Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.

Allikas: Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Tartu linna dokumentide loetelu; Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024; Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem

Millised säilitustähtajad tulevad seadustest?

Dokumendid Tähtaeg Alus
Raamatupidamise algdokumendid 7 aastat majandusaasta lõpust RPS § 12 lg 1
Raamatupidamisregistrid, lepingud, aruanded 7 aastat majandusaasta lõpust RPS § 12 lg 2
Pikaajaliste kohustuste äridokumendid 7 aastat pärast kehtivuse lõppu RPS § 12 lg 3
Maksustamise seisukohast olulised dokumendid vähemalt 7 aastat järgmise aasta 1. jaanuarist MKS § 58
Töötingimuste andmed 10 aastat töölepingu lõppemisest TLS § 5 lg 5
Ametniku atesteerimisleht vähemalt 25 aastat pärast teenistusest vabastamist ATS § 122 lg 3
Ehitisregistri andmed tähtajatult EhS § 60 lg 6
Planeeringute andmekogu planeeringu kehtivuse lõpuni, seejärel avalikku arhiivi PlanS § 4¹
Sotsiaalteenuste ja -toetuste register 5 aastat menetluse lõpust ja veel 5 aastat arhiivis SHS § 145¹

Haldusmenetluse seadus eraldi tähtaega ei anna: dokumente säilitatakse arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja korras.

Amphoras: Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?

Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.

Allikas: Raamatupidamise seadus; Maksukorralduse seadus; Töölepingu seadus; Avaliku teenistuse seadus; Ehitusseadustik; Planeerimisseadus; Sotsiaalhoolekande seadus

Millest säilitustähtaja arvestus algab?

Paljudel sarjadel algab arvestus sündmusest, mitte dokumendi kuupäevast. Näited avaldatud loeteludest ja seadustest:

  • Majandusaasta lõpp: raamatupidamise algdokumendid 7 aastat (RPS § 12).
  • Lepingu lõppemine: valla ja linna lepingud 10 aastat (Tartu, Rae, Jõhvi).
  • Töölepingu lõppemine: töötingimuste andmed 10 aastat (TLS § 5).
  • Toimiku lõpetamine: isiklikud toimikud 10 aastat (Tartu).
  • Viimane makse: välisprojektide dokumendid 7 aastat (Tartu).
  • Toetuse saamise lõppemine: sotsiaaltoetuste toimikud 10 aastat (Rae).
  • Ehitise lammutamine: ehitus- ja kasutusload hoitakse lammutamiseni (Jõhvi).
  • Loa kehtivuse lõpp: reklaami paigaldusload 5 aastat (Jõhvi).

Amphoras valitakse sel juhul sarja Säilitustähtaja tüüp „sündmus” ja märgitakse sündmuse nimetus.

Amphoras: Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?

Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.

Allikas: Raamatupidamise seadus § 12; Töölepingu seadus § 5; Tartu linna dokumentide loetelu; Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024; Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem

Miks on sama sarja tähtaeg eri omavalitsustes erinev?

Hindamisotsus määrab arhiiviväärtuse. Hävitatava sarja tähtaja määrab seadus või asutus ise. Seepärast erinevad tähtajad omavalitsuseti mitu korda.

Näiteks isiklikud toimikud: Tartus 10 aastat pärast toimiku lõpetamist, Raes 25 aastat. Personalikäskkirjad: Tartus 50 aastat, Raes 10 aastat. Sotsiaaltoetuste alusdokumendid: Tartus 5 aastat, Jõhvis 7 aastat, Raes 10 aastat toetuse lõppemisest.

Kui loetelus on kõrvuti „75 aastat” või „110 aastat”, on see juurdepääsupiirangu kestus (AvTS § 40 lg 3), mitte säilitustähtaeg.

Amphoras: Kuidas määrata sarjale säilitustähtaeg ja arhiiviväärtus?

Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu; Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024; Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem; Avaliku teabe seadus § 40

Dokumentide hävitamine

Millal hävitada tohib, mis peab hävitamisaktis olema ja mida teha skannitud paberi originaaliga.

Millal tohib dokumente hävitada?

  • Kui säilitustähtaeg on läbi.
  • Kui dokumentide arhiiviväärtus on hindamisega välja selgitatud. Enne seda ei tohi hävitada, ka mitte tähtaja möödumisel.
  • Kui dokument ei ole arhivaal. Arhivaale ei hävitata kunagi.

Kui arhiiviväärtus pole välja selgitatud, taotleb arhiivimoodustaja Rahvusarhiivilt luba. Hävitamine peab olema pöördumatu, turvaline ja keskkonnahoidlik. Rahvusarhiivi juhise järgi hävitatakse koos dokumendiga ka teisend- ja varukoopiad, metaandmed ja logid.

Rahvusarhiiv nõustab, kuid hävitamise protsessi ei sekku: vastutus jääb asutusele.

Amphoras: Kuidas hävitada toimikud, mille säilitustähtaeg on läbi?; Kuidas näha, mis on arhiivis veel tegemata?

Allikas: Arhiiviseadus § 7 lg 3; Arhiivieeskiri § 13; Rahvusarhiivi juhised, sakk „Hävitamine”

Mis peab hävitamisaktis olema?

Asutus dokumenteerib hävitamise hävitamisaktiga. Aktis on vähemalt:

  1. viide Rahvusarhiivi hindamisotsusele;
  2. tähis liigitusskeemi järgi;
  3. sarja nimetus või toimiku pealkiri;
  4. piirdaatumid;
  5. toimikute või muude üksuste hulk;
  6. dokumentide säilitustähtaeg;
  7. viide õigusaktile, mis reguleerib säilitamist või hävitamist, kui see on olemas;
  8. hävitamise viis, aeg, koht ja läbiviija.

Rahvusarhiivi juhis lisab hävitamise eest vastutava isiku nime ja ametinimetuse. Rahvusarhiivil on hävitamisakti näidis.

Amphoras: Kuidas hävitada toimikud, mille säilitustähtaeg on läbi?

Allikas: Arhiivieeskiri § 14; Rahvusarhiivi hävitamisakti näide

Kas skannitud paberdokumendi originaali võib hävitada?

Jah, kui ülekandmine on dokumenteeritud: protseduur, tegija, aeg ning kasutatud riist- ja tarkvara. Teabe autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud ning originaali säilitamise nõue ei tohi tuleneda õigusaktist.

Arhivaali originaali hävitamine kooskõlastatakse Rahvusarhiiviga. Rahvusarhiivi digiteerimise juhis nõuab tekstile vähemalt 300 dpi, vormingut PDF/A-2u ja kvaliteedikontrolli. Tõendusväärtuse säilitamiseks soovitab Rahvusarhiiv digitempli või digiallkirja.

Allikas: Arhiivieeskiri § 13 lg 3; Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused § 16 lg 9; Rahvusarhiivi digiteerimise juhis

Mis juhtub ebaseadusliku hävitamise korral?

Ebaseaduslik hävitamine on väärtegu: trahv kuni 150 trahviühikut, juriidilisele isikule kuni 1600 eurot. Dokumendi või arhivaali kasutamiskõlbmatuks muutmine säilitusnõuete eiramise tõttu: kuni 100 trahviühikut, juriidilisele isikule kuni 1300 eurot. Menetleja on politsei.

Amphoras: Kuidas hävitada toimikud, mille säilitustähtaeg on läbi?

Allikas: Arhiiviseadus § 14–16

Üleandmine Rahvusarhiivile

Millal ja kuidas arhivaalid Rahvusarhiivile üle antakse, mis on ASTRA ja mida teha kuni üleandmisakti kinnitamiseni.

Millal tuleb arhivaalid üle anda?

Arhivaalid antakse Rahvusarhiivile üle, kui neid enam ei vajata, kuid hiljemalt 10 aastat pärast dokumendi loomist või saamist. Enne 2012. aastat loodud paberarhivaalidel on tähtaeg 20 aastat.

Riigiarhivaar võib tähtaega põhjendatud juhul pikendada kuni 10 aastat. Taotluses on arhivaalide koosseis, põhjendus ja uus tähtaeg.

Üleandmise kulud (korrastamine, kirjeldamine, transport) kannab üleandja. Üleandmise sagedus lepitakse Rahvusarhiiviga kokku.

Amphoras: Kuidas anda toimikud Amphorast üle Rahvusarhiivile?

Allikas: Arhiiviseadus § 8, § 17; Arhiivieeskiri § 15–16; Rahvusarhiivi kogumispõhimõtted 2024

Millised on üleandmise sammud?

  1. Asutus pöördub Rahvusarhiivi poole.
  2. Rahvusarhiiv kontrollib, kas tegu on arhivaalidega, ning nõustab.
  3. Rahvusarhiiv ja asutus koostavad arhiiviskeemi ja arhiivikirjelduse.
  4. Digitaalsete arhivaalide puhul tehakse andmete prooviedastus. Paberi puhul korrastatakse ja karbistatakse säilikud.
  5. Asutus teeb üleandmiseelse kontrolli ja edastab andmed.
  6. Rahvusarhiiv teeb vastuvõtukontrolli.
  7. Vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisakt.

Aktis on muu hulgas üleandja ja arhiivimoodustaja nimi, piirdaatumid, säilikute arv, omandiõiguse üleminek ja juurdepääsutingimused. Akti allkirjastavad üleandja ja vastuvõtja, Rahvusarhiiv menetleb seda ASTRA-s.

Amphoras: Kuidas koostada ja eksportida arhiiviskeem?; Kuidas anda toimikud Amphorast üle Rahvusarhiivile?

Allikas: Rahvusarhiivi juhised, sakk „Üleandmine”; Arhiivieeskiri § 16–18, § 21

Mis on ASTRA ja kuidas sinna pääseb?

ASTRA on asutuste ja Rahvusarhiivi koostöökeskkond. Seal kooskõlastatakse liigitusskeem, vaadatakse hindamisotsuseid, koostatakse arhiiviskeem ja kirjeldus ning antakse arhivaalid üle.

Kasutaja registreerub ASTRA lehel. Konto vajab Rahvusarhiivi kinnitust. Hiljem saab siseneda ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID-ga.

UAM oli varasem üleandmise tarkvara. Rahvusarhiiv nimetab seda igandtarkvaraks: selle võimalused on viidud ASTRA-sse ja uued lahendused peavad ühilduma ASTRA-ga.

Amphoras: Kuidas anda toimikud Amphorast üle Rahvusarhiivile?

Allikas: ASTRA registreerimine; Rahvusarhiiv: digitaaldokumentide arhiveerimine; Rahvusarhiivi kogumispõhimõtted 2024

Millal võib üleantud dokumendid oma süsteemist kustutada?

Mitte enne, kui Rahvusarhiiv on vastuvõtmisakti kinnitanud. Kuni selleni peavad kõik edastatud dokumendid ja metaandmed asutuse dokumendihaldussüsteemis alles olema.

Amphoras: Kuidas anda toimikud Amphorast üle Rahvusarhiivile?

Allikas: Rahvusarhiiv: digitaaldokumentide arhiveerimine

Millised on üleandmise levinud vead?

  • Failid ei seostu funktsiooni, sarja ega toimikuga.
  • Kohustuslikud metaandmed puuduvad, näiteks pealkiri jäi märkimata.
  • Palju koopiaid: allkirjakonteiner ja samad failid eraldi, DOCX ja PDF kõrvuti.
  • Arhivaalid ilma sisufailideta.
  • Digitaalsed dokumendid kustutatakse enne Rahvusarhiivi vastuvõtuakti.
  • Hübriidtoimikud, kus paber- ja digitaalsed dokumendid on segamini. Hübriidtoimikuid Rahvusarhiiv vastu ei võta.
  • Üle antakse vale sari: tasub kontrollida, et saadetakse just AV-sarjad.

Amphoras: Kuidas anda toimikud Amphorast üle Rahvusarhiivile?; Kuidas toimik arhiveerida?

Allikas: Rahvusarhiivi ajaveeb: Arhiveerimine nupulevajutusega; Rahvusarhiivi ajaveeb: Ettevaatust, hübriid!

Failivormingud ja digiallkiri

Millised failivormingud sobivad püsivaks säilitamiseks, mida teha vanade allkirjakonteineritega ja kuidas arhiiv on üles ehitatud.

Millised failivormingud on arhiivivormingud?

Liik Arhiivivorming
Tekst TXT, ODT, DOCX, PDF/A-2a, PDF/A-2u
Tabel ODS, XLSX, CSV
Esitlus ODP, PPTX, PDF/A-2a, PDF/A-2u
E-kiri EML, MBOX (MSG, kui EML ei ole võimalik)
Pilt TIFF (pakkimata), PNG, JP2 (kadudeta), DNG
Allkirjastatud dokument ASICE
Andmebaas SIARD 2.1 või uuem, CSV

Failid luuakse pakkimata või kadudeta pakitud ja krüpteerimata kujul. Üle 10-aastase säilitustähtajaga elektroonilised dokumendid talletatakse arhiivivormingus. Täielik loetelu, sealhulgas heli, video ja GIS, on arhiivieeskirja lisas 1.

Amphoras: Kuidas teisendada dokumendi failid arhiivivormingusse?

Allikas: Arhiivieeskiri, lisa 1; Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused § 16 lg 10

Kas PDF on arhiivivorming ja kas DOCX-faili tasub PDF-iks teisendada?

Tava-PDF ei ole arhiivivorming. Arhiivivorming on PDF/A-2a või PDF/A-2u.

DOCX ja ODT on ise arhiivivormingud. Rahvusarhiivi juhise järgi ei ole nende teisendamine PDF/A-ks mõistlik, sest teksti taaskasutus kaob. Kui PDF/A on vältimatu, sobib PDF/A-2a. Tabeleid PDF-iks ei teisendata.

Parim on luua dokument kohe arhiivivormingus. Hiljem teisendades on raskem olulisi omadusi säilitada.

Amphoras: Kuidas teisendada dokumendi failid arhiivivormingusse?

Allikas: Rahvusarhiivi arhiivivormingute juhis (2020); Arhiivieeskiri, lisa 1

Mida teha BDOC- ja DDOC-failidega?

  • ASICE (.asice) on ajatempliga konteiner ja allkirjastatud dokumendi arhiivivorming. DigiDoc4 loob uued allkirjad selles vormingus.
  • BDOC (.bdoc) kasutab ajamärget. Uute BDOC-TM allkirjade loomise tugi lõppes 2023. aastal, varasemaid allkirju saab endiselt kontrollida.
  • DDOC (.ddoc) oli kasutusel kuni 2014. Alates 2021. aastast näitab DigiDoc4 DDOC allkirja kui kehtivat hoiatusega, sest see põhineb nõrgaks hinnatud SHA-1 algoritmil. Erand on enne 01.07.2018 ajatembeldatud failid.
  • Kõiki Eestis kasutatud allkirjavorminguid saab avada DigiDoc4 rakendusega.

Rahvusarhiivi juhise järgi tasub enne 2014. aastat allkirjastatud DDOC- ja BDOC 1.0-failid ajatembeldada või uuesti allkirjastada. Mida üle tembeldada, otsustab dokumendihaldur kasutusaja ja arhiiviväärtuse järgi. Juhises nimetatud tööriist TeRa eemaldati ID-tarkvarast 2020. aastal ja asendust juhis ei nimeta. Praktilise lahenduse saab Rahvusarhiivist küsida.

Allikas: id.ee: BDOC ja ASICE erinevus; id.ee: DDOC allkirjade staatus; id.ee: konteinerivormingute elutsükkel; RIA: TeRa eemaldamine (2020); Rahvusarhiivi arhiivivormingute juhis (2020)

Mida teha krüpteeritud CDOC-failidega?

Krüpteeritud faile arhiivi üle ei anta. CDOC-failid tuleb enne üleandmist dekrüpteerida. DigiDoc läheb 2026. aasta sügisel üle CDOC2 vormingule.

Allikas: Rahvusarhiivi arhiivivormingute juhis (2020); id.ee: üleminek CDOC2 vormingule

Kas e-kirjad tuleb arhiveerida?

E-kirja jäädvustatud teave on dokument ja selle haldamist korraldab dokumendihaldus. Arhiveeritakse e-kirjad, mis kuuluvad arhiiviväärtuslikku sarja. Vormingud on EML, MBOX või MSG, kui EML ei ole võimalik.

Rahvusarhiiv soovitab e-kirju hinnata ja valida, mitte kõike automaatselt arhiveerida.

Allikas: Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused § 3; Rahvusarhiivi arhiivivormingute juhis (2020)

Kuidas arhiiv on üles ehitatud ja kirjeldatud?

Arhiivi tasandid on arhiiv, allarhiiv, sari, allsari, säilik ja arhivaal. Arhiivis tähistatakse säilik leidandmetega, näiteks ERA.4951.1.160 (fond, nimistu, säilik).

Kirjeldamisel lähtutakse rahvusvahelistest standarditest ISAD(G) ja ISAAR(CPF). Kohustuslikud elemendid on Rahvusarhiivi arhiivikirjelduse elementide loetelus. Arhiivi tasandil on kohustuslikud muu hulgas pealkiri, piirdaatumid, maht ja arhiivimoodustaja nimi.

Amphoras: Kuidas koostada ja eksportida arhiiviskeem?

Allikas: Arhiivieeskiri § 20–26; Rahvusarhiivi arhiivikirjelduse elementide loetelu

Paberdokumendid

Hoiutingimused ja paberarhivaalide ettevalmistamine üleandmiseks.

Millistes tingimustes paberarhiivi hoida?

Arhiivieeskiri arvväärtusi ei anna: hoidla tingimused peavad sobima püsivaks säilitamiseks ja neid kontrollitakse regulaarselt kalibreeritud seadmetega. Hoidlas ei tohi olla otsest päevavalgust.

Rahvusarhiivi 2010. aasta juhis soovitab temperatuuri 15–20 °C ja suhtelist õhuniiskust 30–50%. Üle 60% niiskus suurendab hallituse riski. Mõõta soovitatakse vähemalt kord nädalas samal ajal ja samas kohas.

Palun arvestage, et 2010. aasta juhis ei ole enam Rahvusarhiivi juhiste lehel. Ajakohase soovituse saab küsida Rahvusarhiivist.

Allikas: Arhiivieeskiri § 28; Rahvusarhiivi juhis „Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine” (2010)

Kuidas paberarhivaalid üleandmiseks ette valmistada?

Arhiivieeskirja järgi eemaldatakse ümbrised, mittearhiiviaines ja metallkinnitid, lehed järjestatakse ja nummerdatakse pehme grafiitpliiatsiga, säilik puhastatakse, lehed pannakse arhiiviümbrisesse ja säilikud horisontaalselt arhiivikarpi.

Rahvusarhiivi juhis ütleb, et lehtede nummerdamist enam ei nõuta, kuid arhiivieeskiri nõuab seda endiselt. Palun leppige see Rahvusarhiiviga enne töö algust kokku.

Allikas: Arhiivieeskiri § 22; Rahvusarhiivi juhised, sakk „Üleandmine”

Abi ja materjalid

Rahvusarhiivi juhendid, koolitused ja kontaktid.

Kust leida Rahvusarhiivi juhendeid?

Allikas: Rahvusarhiiv: veel juhiseid

Milliseid koolitusi Rahvusarhiiv pakub?

Rahvusarhiivi 2026. aasta koolitused asutustele: praktiline arhiivihaldus 29.10.2026, infopärastlõunad 19.11 ja 25.11.2026 ning digiteerimise juhise koolitus 10.12.2026. Ajakohane info ja registreerumine on Rahvusarhiivi lehel.

Allikas: Rahvusarhiiv koolitab

Kelle poole pöörduda?

  • Arhivaalide kogumine ja hindamine: Rahvusarhiiv, kogumine@ra.ee.
  • ASTRA: astra@ra.ee.
  • Asutuse arhiiviinspektori kontakt on ASTRA-s.
  • Amphora kasutamine: Amphora klienditugi, Amphoras all paremas nurgas link Vestlus klienditoega.

Allikas: Rahvusarhiiv: Arhiiv kogub; Rahvusarhiivi aastaaruanne 2021

Millised standardid dokumendihaldust kirjeldavad?

  • EVS-ISO 15489-1:2017: dokumendihalduse mõisted ja põhimõtted.
  • ISAD(G) ja ISAAR(CPF): arhiivikirjeldus.
  • ISO 14721 (OAIS): Rahvusarhiivi digitaalarhiivi alus.
  • MoReq2010: dokumendihaldussüsteemi nõuded. Arendust ei jätkata alates 2018.

Allikas: EVS-ISO 15489-1:2017; Rahvusarhiiv: standardid; DLM Forum: MoReq

Säilitustähtajad KOV-is

Tüüpilised valla- ja linnavalitsuse sarjad koos säilitustähtaja ja arhiiviväärtusega. Näited on võetud kolmest avaldatud loetelust (Tartu, Rae, Jõhvi) ja Rahvusarhiivi hindamisotsustest.

Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.

Kui loetelus on „75 aastat” või „110 aastat”, on see juurdepääsupiirangu kestus, mitte säilitustähtaeg.

Tähised T, R ja J näitavad, millise omavalitsuse loetelust näide pärineb: Tartu, Rae, Jõhvi.

Säilitustähtajad KOV-is: volikogu

  • Istungite protokollid ja õigusaktid lisadega (protokollid, määrused, otsused, salvestised): alatine (T, R, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 14.
  • Komisjonide ja eestseisuse protokollid (revisjoni-, eelarve-, sotsiaalkomisjon): alatine (T, R, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 14.
  • Istungite eelnõud ja algmaterjalid (kutsed, eelnõud, kaaskirjad): J: 10 a; hävitatav; alus HO 14; J.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: valitsus

  • Istungite protokollid, määrused, korraldused (protokollid lisadega): alatine (T, R, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 14.
  • Valitsuse komisjonide protokollid (eluaseme-, toetuste-, kriisikomisjon): alatine (T, R, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 14.
  • Ametnike haldusaktid (ühekordsed otsused, väljamaksed): T: 5 a või 7 a akti vastuvõtmisest; hävitatav; alus T.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: juhtimine

  • Üldkäskkirjad (asjaajamiskord, sisekorraeeskiri, liigitusskeem): alatine (T, R, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 633.
  • Siseauditi lõpparuanded (lõpparuanne, järelauditi aruanne): alatine (T, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 633.
  • Juhi vahetumise üleandmis-vastuvõtmisaktid (asjaajamise ja vara üleandmise akt): T: alatine; arhiiviväärtuslik; alus HO 633.
  • Kroonika ja külalisteraamat (kroonika, fotod): alatine (T, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 633.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: asjaajamine

  • Notariaaltoimingud (notariaalsed volikirjad, register): alatine (R, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 633.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: finants

  • Eelarve ja majandusaasta aruanne (volikogu akti lisana): originaal alatine; algmaterjal 7 a (R, J); AV/H; alus HO 633.
  • Raamatupidamise algdokumendid (arved, pangadokumendid, kuluaruanded): 7 a (T, R, J); hävitatav; alus RPS § 12; HO 633.
  • Raamatupidamisregistrid ja inventuur (pearaamat, põhivara, inventuuriandmikud): 7 a (T, R, J); hävitatav; alus RPS § 12; HO 633.
  • Palgaarvestus (palgalehed; isikukontokaardid): palgalehed 7 a; kontokaardid 50 a (T, R); hävitatav; alus HO 633.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: personal

  • Personalikäskkirjad (tööle võtmine, viimine, vabastamine): T: 50 a; R: 10 a; hävitatav; alus HO 633.
  • Puhkuse- ja lähetuskäskkirjad (käskkirjad): 7 a (T, R, J); hävitatav; alus HO 633.
  • Töölepingud (tööleping lisadega): 10 a pärast lepingu lõppemist (R, J); hävitatav; alus TLS § 5.
  • Isiklikud toimikud (töötaja isikutoimik): T: 10 a pärast toimiku lõpetamist; R: 25 a; hävitatav; alus HO 2.
  • Konkursi dokumendid (avaldused, CV-d): J: 150 päeva; R: 5 a; hävitatav; alus HO 633.
  • Tööõnnetuste uurimise toimikud (seletuskirjad, protokollid): 55 a (T, R, J); hävitatav; alus HO 633.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: ehitus

  • Üld-, detail- ja teemaplaneeringud (planeering, kehtestamise akt): alatine (T, R, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 14.
  • Planeeringute kirjavahetus (algatamise ettepanekud, kooskõlastused): T, R: 10 a; J: 5 a; hävitatav; alus HO 14.
  • Ehitus- ja kasutusload (taotlused ja load): J: ehitise lammutamiseni; hävitatav; alus HO 14; J.
  • Arengukavad ja arvamusuuringud (arengukava, elanike küsitlus): alatine (T); arhiiviväärtuslik; alus HO 14.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: keskkond

  • Kalmistute plaanid ja matmiste register (kalmistuplaan, matmisraamat): alatine (T, R, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 14.
  • Omandireformi toimikud (maa ja vara tagastamine): alatine (R); arhiiviväärtuslik; alus HO 88.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: sotsiaalhoolekanne

  • Sotsiaaltoetuste alusdokumendid (taotlused, otsuste alused): T: 5 a; J: 7 a; R: 10 a toetuse lõppemisest; hävitatav; alus HO 14.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: rahvastik

  • Rahvastikuregistri kannete alusdokumendid (elukohateated): R, J: 10 a; hävitatav; alus HO 104.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: valimised

  • Kandidaadid, valijate nimekirjad, tulemused (valimiskomisjoni protokollid): alatine (T, R, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 175.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: kirjavahetus

  • Üldkirjavahetus (tõendid, õiendid, päringud): 5 a (T, R, J); hävitatav; alus HO 633.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: lepingud

  • Valla või linna lepingud (töövõtu-, rendi-, koostöölepingud): 10 a pärast lepingu lõppemist (T, R, J); hävitatav; alus HO 633.
  • Sõprus- ja koostöölepingud välispartneritega (sõpruslinna leping): alatine (T, J); arhiiviväärtuslik; alus HO 14.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: hanked

  • Riigihangete dokumendid (pakkumused, hankeleping): 10 a (T, R, J); J: mittevõitnud pakkumused 5 a; hävitatav; alus HO 14.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: avalik teave

  • Teabenõuded ja vastused (teabenõue, vastus): R: 5 a; hävitatav; alus HO 633.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: toetused

  • MTÜ, spordi ja huvitegevuse toetused (toetusleping, aruanne): R: lepingud 10 a lepingu lõppemisest; hävitatav; alus R.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: järelevalve

  • Järelevalve ja väärteomenetlus (ettekirjutused, väärteotoimikud): T, R: 5 a; J: 10 a; hävitatav; alus HO 14.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Säilitustähtajad KOV-is: arhiivitöö

  • Hävitamis- ja üleandmisaktid (hävitamisakt, vastuvõtuakt): T, J: 10 a; hävitatav; alus HO 633.

Allikas: Tartu linna dokumentide loetelu (T); Rae Vallavalitsuse liigitusskeem 2024 (R); Jõhvi Vallavalitsuse liigitusskeem, 01.07.2026 terviktekst (J); Hindamisotsus nr 14; Hindamisotsus nr 633; Rahvusarhiivi hindamisotsuste loend

Mis toimikust edasi saab?

Mis toimikust edasi saab?

  • Asutus ei ole arhiivimoodustaja: pärast säilitustähtaega võib hävitada, aktis viidatakse hindamisotsusele nr 548.
  • Toimik on arhiveerimata: esmalt arhiveerimine (A-06).
  • AV: üleandmine Rahvusarhiivile hiljemalt 10 aastat pärast loomist, hävitada ei tohi.
  • H ja tähtaeg läbi: hävitamine hävitamisakti alusel (A-09).
  • H ja tähtaeg pole läbi: toimik jääb ootama.
  • Märge puudub: enne hindamist ei tohi hävitada, vajaduse korral taotletakse hindamist.

Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.

Arhiivi mõisted

Mida arhiivi mõisted tähendavad?

  • ASICE: Ajatempliga digiallkirja konteiner (.asice). Allkirjastatud dokumendi arhiivivorming ja DigiDoc4 vaikevorming.
  • ASTRA: Rahvusarhiivi ja asutuste koostöökeskkond: liigitusskeemi kooskõlastamine, hindamisotsused, arhiiviskeem ja üleandmine.
  • Arhiivimoodustaja: Asutus, kelle töös võib tekkida arhivaale. Kõik valla- ja linnavalitsused on arhiivimoodustajad, hallatavad asutused enamasti mitte.
  • Arhiiviskeem: Üleantava arhiivi struktuur: arhiiv, sarjad ja nende tähised. Koostatakse koos Rahvusarhiiviga enne üleandmist.
  • Arhiivivorming: Failivorming, mis on lubatud püsivaks säilitamiseks, näiteks PDF/A-2, DOCX, ODT, CSV või ASICE. Täielik loetelu on arhiivieeskirja lisas 1.
  • Arhiiviväärtus: Väärtus, mille Rahvusarhiiv annab hindamisel. See keelab dokumendi hävitamise ja nõuab selle üleandmist avalikku arhiivi. Liigitusskeemis on märge AV (arhiiviväärtuslik) või H (hävitatav).
  • Arhivaal: Dokument, millele avalik arhiiv on hindamisel andnud arhiiviväärtuse. Arhivaali ei hävitata, seda säilitatakse alatiselt.
  • Arhiveerimine (Amphoras): Toimiku lukustamine Amphoras: seda saab lugeda ja otsida, aga mitte muuta. Dokumendid jäävad asutusse. See ei ole üleandmine Rahvusarhiivile.
  • Asjaajamisperiood: Ajavahemik, mille dokumendid kuuluvad ühte toimikusse. Tavaliselt kalendriaasta.
  • Asutusesiseseks kasutamiseks (AK): Asutuse juhi seatud juurdepääsupiirang. Üldjuhul kuni 5 aastat, pikendatav kuni 5 aasta võrra. Isikuandmetega teabel kuni 75 aastat.
  • Dokument: Teave, mis on loodud või saadud asutuse töös ja sobib fakti või tegevuse tõendamiseks. Teabekandja ei ole oluline: paber, fail, e-kiri või andmebaasi kirje.
  • EDHS: Elektrooniline dokumendihaldussüsteem, näiteks Amphora.
  • Funktsioon: Asutuse tegevusvaldkond, näiteks finantstegevus. Liigitusskeemi ülemine tase, mille all on sarjad.
  • Hindamine: Avaliku arhiivi tegevus, mille käigus selgub, millised dokumendid on arhiiviväärtuslikud. Enne seda ei tohi dokumente hävitada.
  • Hindamisotsus: Rahvusarhiivi otsus selle kohta, millised sarjad on arhiiviväärtuslikud. Valla- ja linnavalitsustele kehtivad ühised otsused HO 14 ja HO 633.
  • Hävitamisakt: Dokument, mis tõendab, mis hävitati, millise hindamisotsuse alusel, millal ja kelle vastutusel. Kohustuslik sisu on arhiivieeskirja § 14 lõikes 2.
  • Juurdepääsupiirang: Piirang, mis näitab, kes ja kui kaua dokumenti näha võib. See ei ole säilitustähtaeg: piiranguga dokumendi võib ikkagi hävitada, kui säilitustähtaeg on läbi.
  • Liigitusskeem: Asutuse funktsioonide ja sarjade loetelu. Varem nimetati seda dokumentide loeteluks. Amphoras on see menüüs Admin → Kataloogid.
  • Menetlus: Amphora kooskõlastus- ja allkirjastamisring. Hävitamisakt allkirjastatakse menetluse kaudu.
  • Piirdaatumid: Toimiku vanima ja uusima dokumendi kuupäev. Amphoras on need toimiku väljad Avatud ja Suletud.
  • Sari: Ühte liiki dokumentide rühm liigitusskeemis, näiteks lepingud. Sarjal on säilitustähtaeg, arhiiviväärtus ja juurdepääsutingimus.
  • Säilik: Arhiivi korrastusüksus: ühe sarja arhivaalid koos või üksik arhivaal. Arhiivis vastab toimikule enamasti säilik.
  • Säilitustähtaeg: Lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb hoida. Määratakse sarjale, tavaliselt aastates või alatisena. Arvestus algab sündmusest, näiteks toimiku sulgemisest.
  • Toimik: Ühe sarja dokumendid, mis on kogutud kokku ühe asjaajamisperioodi kohta. Arhiveeritakse, hävitatakse ja antakse üle terve toimik.
  • UAM: Rahvusarhiivi varasem üleandmise tarkvara. Rahvusarhiiv nimetab seda igandtarkvaraks: selle võimalused on viidud ASTRA-sse.
  • Üleandmine: Arhivaalide andmine Rahvusarhiivile, hiljemalt 10 aastat pärast loomist. Lõpeb üleandmis-vastuvõtmisaktiga.

Allikas: Rahvusarhiivi sõnastik

Viimati muudetud: 16. oktoober 2026, 14:15:55

v2026.10.22 · 480077b