Kuidas pidada töötaja personalitoimikut Asjavaates?
Personalitöötaja
Asi koondab ühe töötaja dokumendid: tööleping ja muudatused, ametijuhend, käskkirjad ja avaldused. Kõik on ühest kohast leitavad.
Sammud
- Toimiku loomiseks avage Asjavaade, valige puus isikutoimikute kaust ja klõpsake vasakul Lisa uus.Avaneb vaade „Asjavaade -> Lisa uus”; Kataloog on valitud kaust ja teade ütleb, millise numbri asi salvestamisel saab.
- Palun kirjutage Pealkiri (nt „Personalitoimik:
”) ja klõpsake Salvesta.Asi saab numbri kausta loendurist, nt 3-1/40. - Uue dokumendi lisamiseks valige paneelil Asja objektid rippmenüüst Lisa uus objekt → Dokumendi kirjutamine või Dokumendi laadimine.Dokument on kohe toimikus. Selle Kataloog on toimiku kaust ja number on toimiku number koos järjenumbriga, nt 3-1/40-1.
- Juba registreeritud dokumendi lisamiseks (nt töölepingute sarjas olev leping) klõpsake Lisa olemasolev objekt, otsige dokument, klõpsake Vali objekt ja Kinnita valitud seos(ed).Dokument jääb oma sarja ja on ka toimikus. Sama dokument võib olla mitme asja koosseisus.
- Järjekorra muutmiseks kasutage objektide real nooli ja klõpsake Salvesta.Objektide järjekord salvestub.
- Toimiku nägemise piiramiseks klõpsake paneelil Õigused nuppu Lisa, valige personalitöö tegijate grupp ja teiste kasutajate grupp ning salvestage. Personalitöö grupile valige nt Muutmine, teistele Peidetud; salvestage asi.Paneeli õigus kehtib ainult seal loetletud kasutajatele ja gruppidele; teistele jääb kausta õigus. Peidetud grupi liikmed ei näe toimikut loetelus ega saa seda avada.
Asjal endal juurdepääsupiirangut ei ole: piirang on isikutoimikute kaustal ja dokumentidel. Dokumendi vormil saab peakasutaja märkida Loo asi automaatselt ja valida Loodava asja vorm: dokumendi salvestamisel luuakse samasse kausta asi dokumendi pealkirjaga. Amphora klientidest 16 asutust peab isikutoimikuid Asjavaates, kokku umbes 3700 toimikut.
Kui midagi läheb valesti
Dokument ei ole toimikus näha.
Dokument on registreeritud ilma toimikuta. Palun lisage see nupuga Lisa olemasolev objekt.
Töölepingu lisa ei ole toimikus.
Dokumendi lisa saab põhidokumendi numbri, kuid toimikusse seda ise ei lisata. Palun lisage see nupuga Lisa olemasolev objekt.
Kolleeg näeb toimikut, kuigi ei peaks.
Paneelil Õigused on vaja ka tema grupi rida õigusega Peidetud või Keelatud; ilma reata kehtib kausta õigus.
Asja ei saa salvestada pärast õiguste lisamist.
Igal paneeli Õigused real peab olema valitud õigus, nt Lugemine või Peidetud.
Miks see oluline on
Isikutoimiku pidamise kohustust seadus ei sätesta. Ametniku teenistuslehte peab omavalitsus seni, kuni see liitub riigi personaliandmekoguga (ATS § 124 lg 2). Toimik on mugav töövahend; säilitamine käib iga dokumendi sarja järgi.
- Isikuandmed, juurdepääs ja säilitamineKas personalitoimik on kohustuslik ja kuidas seda Amphoras pidada?
- Isikuandmed, juurdepääs ja säilitamineKui kaua personalidokumente säilitatakse?