Kuidas kaitsta personalidokumente nii, et neid näevad ainult õiged inimesed?
Personalitöötaja · Peakasutaja
Personalidokumentides on töötaja eraelu andmed. Kausta vaikimisi piirang ja õigused hoiavad need ainult personalitöö tegijate ja juhi käes.
Sammud
- Kausta seadete avamiseks valige Admin → Kataloogid, valige puus personalikaust ja klõpsake Muuda.Avaneb vaade „Muuda kataloogi infot”.
- Jaotises Vaikimisi piirangud märkige Asutusesiseseks kasutamiseks ning valige Juurdepääsupiirangu alus (nt AvTS § 35 lg 1 p 11 või p 12), Piirang kehtib kuni (nt 75 aastat) ja Teabevaldaja.Kirjavahetuse jaoks on eraldi plokk.
- Salvestamiseks klõpsake Salvesta. Küsimusele Kas lisada juurdepääsupiirangud kõikidele sarjas olevatele dokumentidele? vastake Ei, kui piirang peab kehtima ainult uutele dokumentidele.Jah kirjutab üle ka kausta olemasolevate dokumentide piirangud.
- Samal lehel määrake Õigused (ainult personalitöö tegijad) ja Säilitamise ajakava asutuse dokumentide loetelu järgi; salvestage.Teised kasutajad kausta dokumente ei näe.
- Kontrollimiseks looge kausta uus dokument.Paneelil Piirangud on märgitud Asutusesiseseks kasutamiseks. Alus ja tähtaeg võivad näidata „- vali -”, kuid salvestamisel lisatakse kausta piirang.
Pealkirja ei tohiks kirjutada terviseandmeid ega muid eraelu üksikasju: pealkiri võib olla nähtav ka siis, kui fail on piiratud. Avaliku registri jaoks on väli Pealkiri veebis. Amphora klientide personalikaustadest on säilitustähtaeg määramata 5291 kaustal 7832-st.
Kui midagi läheb valesti
Loetelus Juurdepääsupiirangu alus ei ole vajalikku alust (nt p 12).
Aluste loetelu seadistab peakasutaja. Palun pöörduge tema poole.
Uue dokumendi piirangu alus näitab „- vali -”.
Kausta vaikimisi alus lisatakse salvestamisel. Palun ärge valige alust uuesti, kui see sobib.
Avalikus registris on töötaja nimi pealkirjas.
Palun muutke pealkiri üldiseks (nt „Puhkuse vormistamine”) või täitke väli Pealkiri veebis.
Miks see oluline on
Eriliiki isikuandmed ja eraelu puudutavad andmed on asutusesiseseks kasutamiseks (AvTS § 35 lg 1 p 11 ja 12). Eelarvest makstava töötasu andmeid asutusesiseseks tunnistada ei saa (AvTS § 36 lg 1 p 9).
- Isikuandmed, juurdepääs ja säilitamineMillise alusega personalidokument asutusesiseseks tunnistada?
- Isikuandmed, juurdepääs ja säilitamineKui kaua personalidokumente säilitatakse?