Isikuandmed, juurdepääs ja säilitamine
Kes võib personalidokumente näha ja kui kaua neid hoitakse.
Millise alusega personalidokument asutusesiseseks tunnistada?
Eriliiki isikuandmed, nt terviseandmed, on asutusesiseseks kasutamiseks AvTS § 35 lg 1 p 11 alusel; eraelu puudutavad andmed p 12 alusel. Amphora klientide personalikaustades on need kaks alust kõige levinumad.
Eelarvest makstava töötasu andmeid asutusesiseseks tunnistada ei saa (AvTS § 36 lg 1 p 9); ametnike põhipalgad avalikustatakse 1. maiks (ATS § 65). Jõustunud distsiplinaarkaristust samuti mitte (AvTS § 36 lg 1 p 12).
Kas personalitoimikus võib hoida terviseandmeid?
Terviseandmeid võib töödelda ainult seaduses sätestatud alusel. Töötervishoiuarst ei anna tööandjale diagnoose, vaid ainult andmed, mis on vajalikud töötingimuste parandamiseks (TTOS § 13¹ lg 14).
Tervisetõendid ja muud terviseandmetega dokumendid hoitakse eraldi kaustas, kus on juurdepääsupiirang AvTS § 35 lg 1 p 11 alusel.
Kas personalitoimik on kohustuslik ja kuidas seda Amphoras pidada?
Isikutoimiku pidamise kohustust seadus ei sätesta; Rahvusarhiiv on seda kinnitanud (hindamisotsus 10.01.2014 nr 2). Ametniku teenistuslehte peab omavalitsus seni, kuni see liitub riigi personaliandmekoguga; teenistusleht saadetakse teenistuse lõppemisel Rahandusministeeriumile (ATS § 124).
Amphoras sobib toimikuks Asjavaate asi: dokumendid jäävad registreerituks oma sarjades ja nende säilitustähtajad kehtivad edasi, toimik ainult koondab need.
Kui kaua personalidokumente säilitatakse?
| Dokument | Säilitamine | Alus |
|---|---|---|
| Töölepingu andmed (TLS § 5) | lepingu ajal ja 10 aastat pärast lõppu | TLS § 5 lg 5 |
| Raamatupidamise algdokumendid (nt palgaarvestus) | 7 aastat | raamatupidamise seadus § 12 |
| Töötervishoiu korraldamise andmed | 10 aastat | TTOS § 13¹ lg 16 |
| Tööõnnetuse ja kutsehaiguse uurimine | 55 aastat | TTOS § 24 lg 11 |
| Muud dokumendid (käskkirjad, puhkuste ajakava, lähetused) | asutuse dokumentide loetelu järgi | arhiivieeskiri § 6 |
Isikutoimiku pidamise kohustust seadus ei sätesta. Ametniku teenistuslehte peab omavalitsus seni, kuni see liitub riigi personaliandmekoguga (ATS § 124).