Parim praegune tööviis
Järgmine parendus algab kehtivast protsessikirjeldusest.
Miks lisatakse uus versioon, mitte ei muudeta kehtivat?
Kui kehtiva dokumendi üle kirjutada, ei tea keegi, mis muutus ja mille järgi eile töötati. Seepärast lisatakse muudatus sama dokumendi uue versioonina: versiooni number, mida muudeti ja kehtivuse algus. Eelmine versioon saab kehtivuse lõpu ja jääb sama dokumendi juurde; teise kataloogi midagi ei viida. Milline versioon kehtib, näitavad dokumendi kaardil väljad **Kehtib alates** ja **Kehtib kuni**.
Iga kinnitatud versioon tasub allkirjastada: arhiveerimisel jäävad alles kaks viimast versiooni, redaktsioonid ja allkirjastatud versioonid. Nuppu **Pöördu tagasi sellele versioonile** ei tasu protsessikirjelduse juures kasutada, sest see kustutab kõik uuemad versioonid, ka allkirjastatud.
Kuidas jõuab muudatus inimesteni?
Uus versioon saadetakse teadmiseks neile, keda see puudutab. Märkuses „Mis muutub teie jaoks“ on kuni viis punkti selle kohta, mida nüüd teisiti teha. Protsessi omanik näeb, kes on dokumendiga tutvunud ja kes veel mitte.