Üleandmine Rahvusarhiivile
Millal ja kuidas arhivaalid Rahvusarhiivile üle antakse, mis on ASTRA ja mida teha kuni üleandmisakti kinnitamiseni.
Millal tuleb arhivaalid üle anda?
Arhivaalid antakse Rahvusarhiivile üle, kui neid enam ei vajata, kuid hiljemalt 10 aastat pärast dokumendi loomist või saamist. Enne 2012. aastat loodud paberarhivaalidel on tähtaeg 20 aastat.
Riigiarhivaar võib tähtaega põhjendatud juhul pikendada kuni 10 aastat. Taotluses on arhivaalide koosseis, põhjendus ja uus tähtaeg.
Üleandmise kulud (korrastamine, kirjeldamine, transport) kannab üleandja. Üleandmise sagedus lepitakse Rahvusarhiiviga kokku.
Millised on üleandmise sammud?
- Asutus pöördub Rahvusarhiivi poole.
- Rahvusarhiiv kontrollib, kas tegu on arhivaalidega, ning nõustab.
- Rahvusarhiiv ja asutus koostavad ja arhiivikirjelduse.
- Digitaalsete arhivaalide puhul tehakse andmete prooviedastus. Paberi puhul korrastatakse ja karbistatakse säilikud.
- Asutus teeb üleandmiseelse kontrolli ja edastab andmed.
- Rahvusarhiiv teeb vastuvõtukontrolli.
- Vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisakt.
Aktis on muu hulgas üleandja ja arhiivimoodustaja nimi, piirdaatumid, säilikute arv, omandiõiguse üleminek ja juurdepääsutingimused. Akti allkirjastavad üleandja ja vastuvõtja, Rahvusarhiiv menetleb seda ASTRA-s.
Mis on ASTRA ja kuidas sinna pääseb?
on asutuste ja Rahvusarhiivi koostöökeskkond. Seal kooskõlastatakse liigitusskeem, vaadatakse hindamisotsuseid, koostatakse arhiiviskeem ja kirjeldus ning antakse arhivaalid üle.
Kasutaja registreerub ASTRA lehel. Konto vajab Rahvusarhiivi kinnitust. Hiljem saab siseneda ID-kaardi, Mobiil-ID või Smart-ID-ga.
oli varasem üleandmise tarkvara. Rahvusarhiiv nimetab seda igandtarkvaraks: selle võimalused on viidud ASTRA-sse ja uued lahendused peavad ühilduma ASTRA-ga.
Millal võib üleantud dokumendid oma süsteemist kustutada?
Mitte enne, kui Rahvusarhiiv on vastuvõtmisakti kinnitanud. Kuni selleni peavad kõik edastatud dokumendid ja metaandmed asutuse dokumendihaldussüsteemis alles olema.
Millised on üleandmise levinud vead?
- Failid ei seostu funktsiooni, sarja ega toimikuga.
- Kohustuslikud metaandmed puuduvad, näiteks pealkiri jäi märkimata.
- Palju koopiaid: allkirjakonteiner ja samad failid eraldi, DOCX ja PDF kõrvuti.
- Arhivaalid ilma sisufailideta.
- Digitaalsed dokumendid kustutatakse enne Rahvusarhiivi vastuvõtuakti.
- Hübriidtoimikud, kus paber- ja digitaalsed dokumendid on segamini. Hübriidtoimikuid Rahvusarhiiv vastu ei võta.
- Üle antakse vale sari: tasub kontrollida, et saadetakse just AV-sarjad.