Sõnastik
Sõnastik
Arhiivi mõisted lihtsas keeles. Juhendi tekstis on need sõnad punktiirjoonega: klõps näitab seletust.
- Arhiivimoodustajarecords creator
- Asutus, kelle töös võib tekkida arhivaale. Kõik valla- ja linnavalitsused on arhiivimoodustajad, hallatavad asutused enamasti mitte. Lisainfo: Arhiivi põhimõisted
- Arhiiviskeemarchival arrangement scheme
- Üleantava arhiivi struktuur: arhiiv, sarjad ja nende tähised. Koostatakse koos Rahvusarhiiviga enne üleandmist. Lisainfo: Üleandmine Rahvusarhiivile
- Arhiiviväärtusarchival value
- Väärtus, mille Rahvusarhiiv annab hindamisel. See keelab dokumendi hävitamise ja nõuab selle üleandmist avalikku arhiivi. Liigitusskeemis on märge AV (arhiiviväärtuslik) või H (hävitatav). Lisainfo: Arhiivi põhimõisted
- Arhiivivormingarchival format
- Failivorming, mis on lubatud püsivaks säilitamiseks, näiteks PDF/A-2, DOCX, ODT, CSV või ASICE. Täielik loetelu on arhiivieeskirja lisas 1. Lisainfo: Failivormingud ja digiallkiri
- Arhivaalarchival record
- Dokument, millele avalik arhiiv on hindamisel andnud arhiiviväärtuse. Arhivaali ei hävitata, seda säilitatakse alatiselt. Lisainfo: Arhiivi põhimõisted
- Arhiveerimine (Amphoras)archiving
- Toimiku lukustamine Amphoras: seda saab lugeda ja otsida, aga mitte muuta. Dokumendid jäävad asutusse. See ei ole üleandmine Rahvusarhiivile. Lisainfo: A-06
- ASICEASiC-E
- Ajatempliga digiallkirja konteiner (.asice). Allkirjastatud dokumendi arhiivivorming ja DigiDoc4 vaikevorming. Lisainfo: Failivormingud ja digiallkiri
- Asjaajamisperioodrecords period
- Ajavahemik, mille dokumendid kuuluvad ühte toimikusse. Tavaliselt kalendriaasta. Lisainfo: A-02
- ASTRAASTRA
- Rahvusarhiivi ja asutuste koostöökeskkond: liigitusskeemi kooskõlastamine, hindamisotsused, arhiiviskeem ja üleandmine. Lisainfo: Üleandmine Rahvusarhiivile
- Asutusesiseseks kasutamiseks (AK)for internal use
- Asutuse juhi seatud juurdepääsupiirang. Üldjuhul kuni 5 aastat, pikendatav kuni 5 aasta võrra. Isikuandmetega teabel kuni 75 aastat. Lisainfo: A-12
- Dokumentrecord
- Teave, mis on loodud või saadud asutuse töös ja sobib fakti või tegevuse tõendamiseks. Teabekandja ei ole oluline: paber, fail, e-kiri või andmebaasi kirje. Lisainfo: Arhiivi põhimõisted
- EDHSEDRMS
- Elektrooniline dokumendihaldussüsteem, näiteks Amphora. Lisainfo: Üleandmine Rahvusarhiivile
- Funktsioonfunction
- Asutuse tegevusvaldkond, näiteks finantstegevus. Liigitusskeemi ülemine tase, mille all on sarjad. Lisainfo: Arhiivi põhimõisted
- Hävitamisaktdestruction act
- Dokument, mis tõendab, mis hävitati, millise hindamisotsuse alusel, millal ja kelle vastutusel. Kohustuslik sisu on arhiivieeskirja § 14 lõikes 2. Lisainfo: Dokumentide hävitamine
- Hindamineappraisal
- Avaliku arhiivi tegevus, mille käigus selgub, millised dokumendid on arhiiviväärtuslikud. Enne seda ei tohi dokumente hävitada. Lisainfo: Arhiivi põhimõisted
- Hindamisotsusappraisal decision
- Rahvusarhiivi otsus selle kohta, millised sarjad on arhiiviväärtuslikud. Valla- ja linnavalitsustele kehtivad ühised otsused HO 14 ja HO 633. Lisainfo: Säilitustähtajad ja arhiiviväärtus
- Juurdepääsupiirangaccess restriction
- Piirang, mis näitab, kes ja kui kaua dokumenti näha võib. See ei ole säilitustähtaeg: piiranguga dokumendi võib ikkagi hävitada, kui säilitustähtaeg on läbi. Lisainfo: Arhiivi põhimõisted
- Liigitusskeemclassification scheme
- Asutuse funktsioonide ja sarjade loetelu. Varem nimetati seda dokumentide loeteluks. Amphoras on see menüüs Admin → Kataloogid. Lisainfo: Arhiivi põhimõisted
- Menetlusworkflow
- Amphora kooskõlastus- ja allkirjastamisring. Hävitamisakt allkirjastatakse menetluse kaudu. Lisainfo: A-09
- Piirdaatumiddate range
- Toimiku vanima ja uusima dokumendi kuupäev. Amphoras on need toimiku väljad Avatud ja Suletud. Lisainfo: A-04
- Säilikfile unit
- Arhiivi korrastusüksus: ühe sarja arhivaalid koos või üksik arhivaal. Arhiivis vastab toimikule enamasti säilik. Lisainfo: Failivormingud ja digiallkiri
- Säilitustähtaegretention period
- Lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb hoida. Määratakse sarjale, tavaliselt aastates või alatisena. Arvestus algab sündmusest, näiteks toimiku sulgemisest. Lisainfo: Arhiivi põhimõisted
- Sariseries
- Ühte liiki dokumentide rühm liigitusskeemis, näiteks lepingud. Sarjal on säilitustähtaeg, arhiiviväärtus ja juurdepääsutingimus. Lisainfo: A-01
- Toimikfile
- Ühe sarja dokumendid, mis on kogutud kokku ühe asjaajamisperioodi kohta. Arhiveeritakse, hävitatakse ja antakse üle terve toimik. Lisainfo: A-02
- UAMUniversal Archiving Module
- Rahvusarhiivi varasem üleandmise tarkvara. Rahvusarhiiv nimetab seda igandtarkvaraks: selle võimalused on viidud ASTRA-sse. Lisainfo: Üleandmine Rahvusarhiivile
- Üleandminetransfer
- Arhivaalide andmine Rahvusarhiivile, hiljemalt 10 aastat pärast loomist. Lõpeb üleandmis-vastuvõtmisaktiga. Lisainfo: Üleandmine Rahvusarhiivile