Säilitustähtajad ja arhiiviväärtus
Millised hindamisotsused kehtivad valla- ja linnavalitsustele, mis on peaaegu alati arhiiviväärtuslik ja millised tähtajad tulevad seadustest.
Millised hindamisotsused kehtivad valla- ja linnavalitsustele?
- HO 14 (09.02.2012): KOV-i põhifunktsioonid. Otsus loetleb arhiiviväärtuslikud sarjad, kõik muu põhifunktsioonide teave on hävitatav.
- HO 633 (05.11.2007, muudetud 2011 ja 2012): finantstegevus ja teenistuse korraldamine. Iga sari on märgitud AV või H.
- HO 104 rahvastikutoimingud, HO 88 omandireform, HO 175 valimised.
- HO 2 personali isikutoimikud, HO 251 personalidokumendid.
Rahvusarhiiv on HO 14 hiljem täpsustanud: volikogu ja valitsuse istungite salvestised on arhiiviväärtuslikud (2022 ja 2024) ning planeeringute andmekogus olevad planeeringud kogub Rahvusarhiiv andmekogust (2025).
HO 14 ei kata KOV-i uusi ülesandeid. Uue ülesande dokumentide hävitamiseks on vaja Rahvusarhiivi hinnangut. Asutusepõhised hindamisotsused on nähtavad ainult ASTRA-s.
Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.
Mis on valla- ja linnavalitsuses peaaegu alati arhiiviväärtuslik?
- Volikogu ja valitsuse istungite protokollid ja õigusaktid lisadega, nende komisjonide protokollid ning istungite salvestised.
- Volikogu aktiga kinnitatud dokumendid: arengukavad, üldplaneeringud, eelarve, majandusaasta aruanne, eeskirjad ja korrad.
- Planeeringuid kehtestavad õigusaktid ja planeeringud.
- Üldkäskkirjad, struktuur ja koosseis, palgajuhend, töösisekorraeeskiri, siseauditi lõpparuanded.
- Kroonika, notariaaltoimingud ja juhi vahetumise üleandmis-vastuvõtmisaktid.
- Kalmistute plaanid ja matmiste register, sõprus- ja koostöölepingud.
- Valimiste kandidaatide dokumendid, valijate nimekirjad ja tulemuste protokollid.
- Omandireformi tagastamise ja kompenseerimise toimikud.
- Personali isikutoimikud, mis on suletud hiljemalt 31.12.1990.
Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.
Mis on tavaliselt hävitatav ja millise tähtajaga?
- Raamatupidamise algdokumendid, registrid, palgalehed ja inventuurid: 7 aastat.
- Personalidokumendid üldiselt, näiteks puhkuse- ja lähetuskäskkirjad 7 aastat ja töölepingud 10 aastat pärast lepingu lõppemist.
- Rahvastikutoimingute dokumendid, mida KOV hoiab.
- Üldkirjavahetus, teabenõuded ja märgukirjad: tavaliselt 5 aastat.
- Lepingud: tavaliselt 10 aastat pärast lepingu lõppemist.
- Sotsiaalhoolekande, hariduse, kultuuri, spordi, elamumajanduse ja väärtegude dokumendid. HO 14 järgi neis valdkondades arhiiviväärtuslikku teavet ei teki, välja arvatud otsuses nimetatud erandid.
- Hallatavate asutuste dokumendid, kui asutus ei ole arhiivimoodustaja.
Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.
Millised säilitustähtajad tulevad seadustest?
| Dokumendid | Tähtaeg | Alus |
|---|---|---|
| Raamatupidamise algdokumendid | 7 aastat majandusaasta lõpust | RPS § 12 lg 1 |
| Raamatupidamisregistrid, lepingud, aruanded | 7 aastat majandusaasta lõpust | RPS § 12 lg 2 |
| Pikaajaliste kohustuste äridokumendid | 7 aastat pärast kehtivuse lõppu | RPS § 12 lg 3 |
| Maksustamise seisukohast olulised dokumendid | vähemalt 7 aastat järgmise aasta 1. jaanuarist | MKS § 58 |
| Töötingimuste andmed | 10 aastat töölepingu lõppemisest | TLS § 5 lg 5 |
| Ametniku atesteerimisleht | vähemalt 25 aastat pärast teenistusest vabastamist | ATS § 122 lg 3 |
| Ehitisregistri andmed | tähtajatult | EhS § 60 lg 6 |
| Planeeringute andmekogu | planeeringu kehtivuse lõpuni, seejärel avalikku arhiivi | PlanS § 4¹ |
| Sotsiaalteenuste ja -toetuste register | 5 aastat menetluse lõpust ja veel 5 aastat arhiivis | SHS § 145¹ |
Haldusmenetluse seadus eraldi tähtaega ei anna: dokumente säilitatakse arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja korras.
Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.
Millest säilitustähtaja arvestus algab?
Paljudel sarjadel algab arvestus sündmusest, mitte dokumendi kuupäevast. Näited avaldatud loeteludest ja seadustest:
- Majandusaasta lõpp: raamatupidamise algdokumendid 7 aastat (RPS § 12).
- Lepingu lõppemine: valla ja linna lepingud 10 aastat (Tartu, Rae, Jõhvi).
- Töölepingu lõppemine: töötingimuste andmed 10 aastat (TLS § 5).
- Toimiku lõpetamine: isiklikud toimikud 10 aastat (Tartu).
- Viimane makse: välisprojektide dokumendid 7 aastat (Tartu).
- Toetuse saamise lõppemine: sotsiaaltoetuste toimikud 10 aastat (Rae).
- Ehitise lammutamine: ehitus- ja kasutusload hoitakse lammutamiseni (Jõhvi).
- Loa kehtivuse lõpp: reklaami paigaldusload 5 aastat (Jõhvi).
Amphoras valitakse sel juhul sarja Säilitustähtaja tüüp „sündmus” ja märgitakse sündmuse nimetus.
Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.
Miks on sama sarja tähtaeg eri omavalitsustes erinev?
Hindamisotsus määrab arhiiviväärtuse. Hävitatava sarja tähtaja määrab seadus või asutus ise. Seepärast erinevad tähtajad omavalitsuseti mitu korda.
Näiteks isiklikud toimikud: Tartus 10 aastat pärast toimiku lõpetamist, Raes 25 aastat. Personalikäskkirjad: Tartus 50 aastat, Raes 10 aastat. Sotsiaaltoetuste alusdokumendid: Tartus 5 aastat, Jõhvis 7 aastat, Raes 10 aastat toetuse lõppemisest.
Kui loetelus on kõrvuti „75 aastat” või „110 aastat”, on see juurdepääsupiirangu kestus (AvTS § 40 lg 3), mitte säilitustähtaeg.
Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.