Dokumentide hävitamine
Millal hävitada tohib, mis peab hävitamisaktis olema ja mida teha skannitud paberi originaaliga.
Millal tohib dokumente hävitada?
- Kui säilitustähtaeg on läbi.
- Kui dokumentide arhiiviväärtus on hindamisega välja selgitatud. Enne seda ei tohi hävitada, ka mitte tähtaja möödumisel.
- Kui dokument ei ole arhivaal. Arhivaale ei hävitata kunagi.
Kui arhiiviväärtus pole välja selgitatud, taotleb arhiivimoodustaja Rahvusarhiivilt luba. Hävitamine peab olema pöördumatu, turvaline ja keskkonnahoidlik. Rahvusarhiivi juhise järgi hävitatakse koos dokumendiga ka teisend- ja varukoopiad, metaandmed ja logid.
Rahvusarhiiv nõustab, kuid hävitamise protsessi ei sekku: vastutus jääb asutusele.
Mis peab hävitamisaktis olema?
Asutus dokumenteerib hävitamise hävitamisaktiga. Aktis on vähemalt:
- viide Rahvusarhiivi hindamisotsusele;
- tähis liigitusskeemi järgi;
- sarja nimetus või toimiku pealkiri;
- piirdaatumid;
- toimikute või muude üksuste hulk;
- dokumentide säilitustähtaeg;
- viide õigusaktile, mis reguleerib säilitamist või hävitamist, kui see on olemas;
- hävitamise viis, aeg, koht ja läbiviija.
Rahvusarhiivi juhis lisab hävitamise eest vastutava isiku nime ja ametinimetuse. Rahvusarhiivil on hävitamisakti näidis.
Kas skannitud paberdokumendi originaali võib hävitada?
Jah, kui ülekandmine on dokumenteeritud: protseduur, tegija, aeg ning kasutatud riist- ja tarkvara. Teabe autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus peavad olema tagatud ning originaali säilitamise nõue ei tohi tuleneda õigusaktist.
Arhivaali originaali hävitamine kooskõlastatakse Rahvusarhiiviga. Rahvusarhiivi digiteerimise juhis nõuab tekstile vähemalt 300 dpi, vormingut PDF/A-2u ja kvaliteedikontrolli. Tõendusväärtuse säilitamiseks soovitab Rahvusarhiiv digitempli või digiallkirja.
Mis juhtub ebaseadusliku hävitamise korral?
Ebaseaduslik hävitamine on väärtegu: trahv kuni 150 trahviühikut, juriidilisele isikule kuni 1600 eurot. Dokumendi või arhivaali kasutamiskõlbmatuks muutmine säilitusnõuete eiramise tõttu: kuni 100 trahviühikut, juriidilisele isikule kuni 1300 eurot. Menetleja on politsei.