Kuidas hävitada toimikud, mille säilitustähtaeg on läbi?
Toimikute korrastaja · Allkirjastaja
Amphoras koostatakse hävitamisakt, see allkirjastatakse ja toimikud hävitatakse akti alusel.
Amphora kontrollib enne hävitamist ainult seda, et akt on allkirjastatud. Menetluse lõppu see ei kontrolli. Palun viige menetlus lõpuni enne nupu Hävita vajutamist.
Sammud
- Hävitamiseks avage Arhiiv → Hävitamine → Hävitamise ootel arhiivitoimikud.Nimekirjas on arhiveeritud toimikud, mille säilitustähtaeg on läbi ja mis ei ole arhiiviväärtuslikud. Toimik, millel tähtaja kuupäev puudub, siia ei jõua.
- Toimikud märgitakse märkeruuduga ja seejärel vajutage Hävitamisakti koostamine.Avaneb akti vorm. Toimikuid saab lisada ka nupuga Vali arhiivitoimikud.
- Akti jaoks on vajalikud Hävitamisakti asukoht, Hindamisotsuse andmed ning hävitamise eest vastutava isiku nimi ja ametinimetus.Ilma asukohata akti ei salvestata. Ilma ülejäänud väljadeta akti dokumenti ei koostata.
- Akti koostamiseks vajutage Salvesta.Amphora koostab dokumendi. Nupp Ava dokument näitab seda.
- Allkirjastamiseks vajutage Menetlus ja looge allkirjastamise menetlus.Kui menetlus on alanud, akti andmeid enam muuta ei saa.
- Kui akt on allkirjastatud ja menetlus lõpetatud, vajutage Hävita.Amphora küsib kinnitust: Kas oled kindel, et tahad hävitamist ellu viia?
- Kinnitamise järel näitab Amphora hävitamise aruannet.Akt liigub sakki Hävitamise ajalugu.
Kogemata hävitamise korral saab sakis Hävitamise ajalugu aruande avada ja vajutada Tühista hävitamine. Amphora taastab kõik selle akti toimikud.
Kui midagi läheb valesti
Akt koostatakse alles pärast kõigi andmete sisestamist
Amphora näitab puuduvate väljade nimesid. Kui need on täidetud, saab uuesti salvestada.
Hävitusakti toimingud on pooleli ning seetõttu ei saa akti andmeid muuta.
Akt on juba menetluses. Muutmiseks tuleb menetlus lõpetada või tühistada.
Nupp Hävita on hall
Akt ei ole veel allkirjastatud.
Miks see oluline on
Hävitada tohib ainult pärast säilitustähtaja lõppu ja ainult hindamisotsuse alusel. Arhivaale ei hävitata. Akt on tõend, et hävitamine tehti õigesti, seega hoitakse akti ennast pikalt.
- Dokumentide hävitamineMillal tohib dokumente hävitada?
- Dokumentide hävitamineMis peab hävitamisaktis olema?
- Säilitustähtajad ja arhiiviväärtusMis on tavaliselt hävitatav ja millise tähtajaga?
- Dokumentide hävitamineMis juhtub ebaseadusliku hävitamise korral?