Samm 2: Toimikud

Kuidas luua eelmise aasta toimikud ühe korraga?

A-02
Toimikute korrastaja · Administraator

MillalAasta alguses, eelmise asjaajamisperioodi kohta

Aega kulub10 min

VajalikArhiivi mooduli õigus

Amphora loob kõigile valitud sarjadele toimiku ja võib kohe ka dokumendid sisse panna. Toimikuid ükshaaval looma ei pea.

slaidid · 5 sammu

Sammud

Toimikute loomiseks avage moodul Arhiiv ja vajutage Genereeri toimikud.Avaneb perioodi valik.
Valikus on , tavaliselt aasta.Ilmub kataloogide loetelu märkeruutudega. Sarjad, millel toimik juba on, on hallid.
Tühjade toimikute vältimiseks märkige Ära tühjadele kaustadele toimikuid genereeri.Toimik tekib ainult sarjale, kus dokumente on.
Kui dokumendid peavad kohe toimikusse minema, märkige ka Täida uued toimikud automaatselt dokumentidega.Ilma selleta lisatakse dokumendid hiljem käsitsi.
Kui sarjad on märgitud, vajutage Genereeri toimikud valitud perioodiks.Toimikud ilmuvad toimikute nimekirja, pealkirjaga nagu „Lepingud (2026) Vallavalitsus”.

Hea teada

Amphora täidab ise pealkirja, toimiku liigi, meediumi, piirdaatumid, sarja tähise, keele ja säilitamise ajakava. Üle tasub vaadata ainult see, mis asutuses teisiti on.

Kui midagi läheb valesti

Mõnda sarja ei saa märkida
Sellel sarjal on selle perioodi toimik juba olemas. Funktsioone märkida ei saa, sest toimikud luuakse sarjadele.

Toimik jäi tühjaks
Põhjuse leidmisel aitab teema Miks dokument ei ilmu toimiku valikusse?

Miks see oluline on

Toimik on arhiivi põhiüksus. Mida varem toimikud aasta alguses luuakse, seda lihtsam on eelmise aasta dokumendid õigesse kohta panna.

Taust ja seadus

Arhiivi põhimõistedMis on liigitusskeem ja millal see kooskõlastatakse?
Arhiivi põhimõistedMis on säilitustähtaeg ja kuidas seda arvestatakse?

Kas see aitas?

Allikas: nethelp ArhiivKontrollitud: 07.10.2026