Failivormingud ja digiallkiri

Millised failivormingud on arhiivivormingud?

Failid luuakse pakkimata või kadudeta pakitud ja krüpteerimata kujul. Üle 10-aastase säilitustähtajaga elektroonilised dokumendid talletatakse arhiivivormingus. Täielik loetelu, sealhulgas heli, video ja GIS, on arhiivieeskirja lisas 1.

Kas PDF on arhiivivorming ja kas DOCX-faili tasub PDF-iks teisendada?

Tava-PDF ei ole arhiivivorming. Arhiivivorming on PDF/A-2a või PDF/A-2u.

DOCX ja ODT on ise arhiivivormingud. Rahvusarhiivi juhise järgi ei ole nende teisendamine PDF/A-ks mõistlik, sest teksti taaskasutus kaob. Kui PDF/A on vältimatu, sobib PDF/A-2a. Tabeleid PDF-iks ei teisendata.

Parim on luua dokument kohe arhiivivormingus. Hiljem teisendades on raskem olulisi omadusi säilitada.

Mida teha BDOC- ja DDOC-failidega?

• ASICE (.asice) on ajatempliga konteiner ja allkirjastatud dokumendi arhiivivorming. DigiDoc4 loob uued allkirjad selles vormingus.
• BDOC (.bdoc) kasutab ajamärget. Uute BDOC-TM allkirjade loomise tugi lõppes 2023. aastal, varasemaid allkirju saab endiselt kontrollida.
• DDOC (.ddoc) oli kasutusel kuni 2014. Alates 2021. aastast näitab DigiDoc4 DDOC allkirja kui kehtivat hoiatusega, sest see põhineb nõrgaks hinnatud SHA-1 algoritmil. Erand on enne 01.07.2018 ajatembeldatud failid.
• Kõiki Eestis kasutatud allkirjavorminguid saab avada DigiDoc4 rakendusega.

Rahvusarhiivi juhise järgi tasub enne 2014. aastat allkirjastatud DDOC- ja BDOC 1.0-failid ajatembeldada või uuesti allkirjastada. Mida üle tembeldada, otsustab dokumendihaldur kasutusaja ja arhiiviväärtuse järgi. Juhises nimetatud tööriist TeRa eemaldati ID-tarkvarast 2020. aastal ja asendust juhis ei nimeta. Praktilise lahenduse saab Rahvusarhiivist küsida.

Mida teha krüpteeritud CDOC-failidega?

Krüpteeritud faile arhiivi üle ei anta. CDOC-failid tuleb enne üleandmist dekrüpteerida. DigiDoc läheb 2026. aasta sügisel üle CDOC2 vormingule.

Kas e-kirjad tuleb arhiveerida?

E-kirja jäädvustatud teave on dokument ja selle haldamist korraldab dokumendihaldus. Arhiveeritakse e-kirjad, mis kuuluvad arhiiviväärtuslikku sarja. Vormingud on EML, MBOX või MSG, kui EML ei ole võimalik.

Rahvusarhiiv soovitab e-kirju hinnata ja valida, mitte kõike automaatselt arhiveerida.

Kuidas arhiiv on üles ehitatud ja kirjeldatud?

Arhiivi tasandid on arhiiv, allarhiiv, sari, allsari, säilik ja arhivaal. Arhiivis tähistatakse säilik leidandmetega, näiteks ERA.4951.1.160 (fond, nimistu, säilik).

Kirjeldamisel lähtutakse rahvusvahelistest standarditest ISAD(G) ja ISAAR(CPF). Kohustuslikud elemendid on Rahvusarhiivi arhiivikirjelduse elementide loetelus. Arhiivi tasandil on kohustuslikud muu hulgas pealkiri, piirdaatumid, maht ja arhiivimoodustaja nimi.