Kuidas toimik arhiveerida?
Toimikute korrastaja
Lõpetatud toimik lukustatakse: seda saab lugeda ja otsida, aga mitte enam muuta.
Arhiveerimisel kustutab Amphora toimiku dokumentide vanad versioonid. Alles jäävad kaks viimast versiooni ja redaktsioonid. Kustutatud versioone ei too tagasi ka toimiku taastamine. Kirjade versioone see ei puuduta.
Kontroll enne arhiveerimist
Kui kõik 5 punkti on märgitud, on toimik valmis.
Sammud
- Toimiku avamiseks valige Arhiiv ja klõpsake toimikul.Avaneb toimiku vaade.
- Paneelis Dokumendid toimikus on näha, kas kõik vajalik on sees.Allpool on kontrollnimekiri.
- Arhiveerimiseks vajutage Arhiveeri.Kui nupp on hall, on toimiku periood veel pooleli.
- Kinnitamiseks vajutage OK.Amphora teatab: Antud toimik on arhiveeritud.
Ülesanne: toimiku „Lepingud (2025) Vallavalitsus” arhiveerimine.
- Sarja tähis
- 5-2
- Avatud – Suletud
- 01.01.2025 – 31.12.2025
- Arhiiviväärtus
- Tavakorras hävitatav
- Dokumente
- 148
Arhiveeritud dokumente moodulite nimekirjades ei ole, kuid otsing leiab need, kui märgitud on Otsi ka arhiivist.
Kui midagi läheb valesti
Nupp Arhiveeri on hall
Toimiku asjaajamisperiood on veel aktiivne. Kontrollida tasub toimiku kuupäeva Suletud.
Arhiveerimine ei õnnestu
Amphora kontrollib, et toimik ei ole tühi, et säilitamise ajakava on täidetud ja kohustuslikud väljad on täidetud.
Arhiveeriti vale toimik
Toimiku vaates on nupp Taasta arhiivist. Kustunud vanu versioone see tagasi ei too.
Miks see oluline on
Arhiveerimine Amphoras tähendab toimiku lukustamist teie asutuses. See ei ole veel Rahvusarhiivile ega hävitamine.
- Failivormingud ja digiallkiriMillised failivormingud on arhiivivormingud?
- Üleandmine RahvusarhiivileMillal tuleb arhivaalid üle anda?
- Dokumentide hävitamineMillal tohib dokumente hävitada?