Arhiivi põhimõisted
Mis on arhivaal, kes otsustab arhiiviväärtuse ja kuidas säilitustähtaeg erineb juurdepääsupiirangust.
Mis on dokument ja mis on arhivaal?
on teave, mis on loodud või saadud asutuse töös ja sobib fakti või tegevuse tõendamiseks. Teabekandja ei ole oluline: paber, fail, e-kiri või andmebaasi kirje.
on dokument, millele avalik arhiiv on hindamisel andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ja seda säilitatakse püsivalt. Avalik arhiiv on Rahvusarhiiv ja kohaliku omavalitsuse arhiiv.
Andmekogudes olevat teavet, mis tõendab fakte või tegevusi, käsitletakse samuti dokumentidena.
Kes otsustab, mis on arhiiviväärtuslik?
Arhiiviväärtuse otsustab Rahvusarhiiv . Hindamisel arvestatakse, mida on vaja avaliku võimu jaoks ning isiku õiguste ja tehingute tõendamiseks ja millist kultuuri- ja ajalooväärtust teabel on.
Tulemus on . Liigitusskeemis saab iga sari märke AV (arhiiviväärtuslik) või H (hävitatav) koos viitega otsusele.
Enne arhivaalide väljaselgitamist ei tohi asutus oma dokumente hävitada.
Kas meie asutus on arhiivimoodustaja?
on asutus, kelle töös võib tekkida arhivaale. Rahvusarhiiv on arhiivimoodustajad välja selgitanud hindamisotsusega nr 548 (30.12.2011).
Kõik valla- ja linnavalitsused on arhiivimoodustajad. Hallatavatest asutustest on arhiivimoodustajad ainult otsuse lisas nimetatud 158 asutust, peamiselt koolid. KOV-i asutatud sihtasutused üldjuhul arhiivimoodustajad ei ole.
Kui asutus ei ole arhiivimoodustaja, ei ole tema dokumentidel arhiiviväärtust. Need võib hävitada pärast säilitustähtaja lõppu ja hävitamisaktis viidatakse hindamisotsusele nr 548.
Kontrollida saab ASTRA avalehel nupuga „Kontrolli asutust”.
Mis on liigitusskeem ja millal see kooskõlastatakse?
on asutuse funktsioonide ja sarjade loetelu. Varem nimetati seda dokumentide loeteluks. Skeemis on vähemalt funktsiooni nimetus ja tähis, sarjade nimetused ja tähised, viide hindamisotsusele ning põhifunktsiooni kirjeldus koos viitega õigusaktile.
seob kokku ühte liiki dokumendid. Sarja tunnused on muu hulgas säilitustähtaeg ja juurdepääsutingimus.
Arhiivimoodustaja esitab skeemi kavandi või muudatuse Rahvusarhiivile kooskõlastamiseks enne kehtestamist, ASTRA kaudu. Rahvusarhiivi juhise järgi esitatakse skeem vähemalt iga 5 aasta tagant. Uue skeemi kehtestamisel tunnistatakse eelmine kehtetuks.
Mis on säilitustähtaeg ja kuidas seda arvestatakse?
on lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada. See määratakse sarjale, tavaliselt täisaastates või alatisena. Aluseks on seadus, muu õigusakt või asutuse enda põhjendatud otsus. Seadusest tulenevat tähtaega saab muuta ainult seadusega.
Arvestus algab sündmusest, näiteks toimiku sulgemisest või lepingu lõppemisest. Rahvusarhiivi näide: 2010. aastal avatud toimikut, millel on 5-aastane tähtaeg, hoitakse aastatel 2011–2015 ja 2016. aastal võib selle hävitada.
Tähtaeg on miinimum. Kauem hoidmise põhjus dokumenteeritakse.
Need on näited. Siduv on teie asutuse liigitusskeem ja Rahvusarhiivi hindamisotsus.
Mis vahe on säilitustähtajal ja juurdepääsupiirangul?
Säilitustähtaeg ütleb, kui kaua dokumenti hoitakse. ütleb, kes ja kui kaua dokumenti näha võib.
Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe piirang kehtib üldjuhul kuni 5 aastat ja asutuse juht võib seda pikendada kuni 5 aasta võrra. Isikuandmetega teabe piirang kehtib 75 aastat, isiku surmast 30 aastat või, kui surma ei saa tuvastada, 110 aastat isiku sünnist.
Seetõttu ei ole liigitusskeemis olev „75 aastat” või „110 aastat” säilitustähtaeg, vaid juurdepääsupiirangu kestus.
Piirang kehtib ka pärast üleandmist Rahvusarhiivile ja kantakse üleandmis-vastuvõtmisakti.
Millised õigusaktid arhiivitööd reguleerivad?
- Arhiiviseadus: hindamine, üleandmine, juurdepääs ja vastutus.
- Arhiivieeskiri (VV määrus nr 181): liigitusskeem, hindamisotsus, hävitamine, üleandmine ja arhiivivormingud.
- Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused (VV määrus nr 88): teabehaldus ja dokumendihaldus. Asendas 2017. aastal asjaajamiskorra ühtsed alused.
- Avaliku teabe seadus: dokumendiregister ja juurdepääsupiirangud.
- Isikuandmete kaitse üldmäärus ja isikuandmete kaitse seadus: avalikes huvides arhiveerimine on lubatud eesmärk (üldmääruse artikkel 89, IKS § 7).
- E-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus: digiallkiri. Asendas 2016. aastal digitaalallkirja seaduse.